Eduskunnan muistitietoarkiston käyttösäännöt
1. Käyttölupa ja käyttörajoitukset
Eduskunnan muistitietoarkistoon tallennetut haastattelut eivät ole julkisia, koska näin halutaan taata haastattelujen luottamuksellisuus ja autenttisuus. Eduskunnan kirjaston johtaja tekee aineiston käytöstä päätöksen käyttölupahakemuksen ja siihen sisältyvän tutkimussuunnitelman pohjalta. Aineiston käyttölupa voidaan myöntää tieteellistä tutkimusta tai muuta hyväksyttävää tarkoitusta varten.
Käyttölupa voidaan myöntää tutkijalle tai pro gradu -tasoisen opinnäytteen tekijälle edellyttäen, että tutkielman aihe kuuluu eduskuntatutkimuksen piiriin. Eduskunnan kanslian virkamiehelle tai kansanedustajalle voidaan myöntää käyttölupa, jos hänen tehtävänsä edellyttävät muistitietoaineiston hyödyntämistä.
Jos tiedontarve kohdistuu Eduskunnan muistitietoarkiston laajempaan otokseen, jossa haastateltavat eivät ole yksilöitävissä, tutkija voi pyytää laajennettua tutkimuslupaa. Tällöin hän saa käyttöönsä tutkimuksensa rajausta vastaavan otoksen koko muistitietoaineistosta, lukuun ottamatta käyttörajoituksen alaisia haastatteluita.
Eräissä Eduskunnan muistitietoarkiston haastatteluissa on haastatellun itse asettamia käyttöehtoja tai käyttörajoituksia. Tällaisessa tapauksessa tutkija ottaa itse yhteyttä haastateltuun ja neuvottelee aineiston käyttöluvasta. Käyttöehdon asettaja ilmoittaa käyttöluvan myöntämisestä kirjallisesti tai sähköpostitse muistitietoarkiston tutkijalle. Eduskunnan kirjasto noudattaa haastatellun antamaa käyttölupaa.
Haastattelun luovutussopimukseen voidaan tehdä merkintä, jolla annetaan eduskunnan kanslialle lupa hyödyntää haastattelun otteita eduskunnan tai kansanedustajien historiaa käsittelevissä sisällöntuotannoissa, esimerkiksi eduskunnan verkkosivuilla. Tällainen merkintä voidaan tehdä myös aiemmin allekirjoitettuun haastattelun luovutussopimukseen.
Haastatteluaineistoa voi tutkia Eduskunnan kirjastossa sen aukioloaikoina. Luvan saanut tutkija voi saada aineistoa käyttöönsä myös Eduskunnan kirjaston ulkopuolella. Tällöin haastattelutiedostot toimitetaan tutkijalle suojatun sähköpostin liitteinä tai ne annetaan hänen käyttöönsä eduskunnan tietohallintotoimiston hyväksymällä suojatulla tiedonsiirtomenetelmällä.
2. Haastatteluaineiston käyttösopimus
Aineiston käyttölupa on henkilökohtainen. Tutkijan on allekirjoitettava haastatteluaineiston käyttösopimus ja vakuutettava, että hän noudattaa aineiston käytössä tietosuoja- ja tekijänoikeuslainsäädäntöä, näitä käyttösääntöjä sekä mahdollisesti erikseen annettavia ohjeita aineiston käytöstä.
Jos tutkija rikkoo näitä käyttösääntöjä, Eduskunnan kirjastolla on oikeus ilmoittaa väärinkäytöksestä tutkimuksen taustayhteisölle ja rahoittajalle. Eduskunnan kirjaston johtaja voi myös evätä aineiston käyttöoikeuden.
3. Aineiston käyttötarkoitus ja hävittäminen
Haastatteluaineistoa saa käyttää ainoastaan tutkimustarkoitukseen, joka on ilmaistukäyttölupahakemuksessa. Jos tutkija haluaa käyttää aineistoa muuhun tarkoitukseen, hänen tuleehakea uusi käyttölupa.
Kun aineiston määräajaksi myönnetty käyttö Eduskunnan kirjaston ulkopuolella on päättynyt, tutkija on velvollinen hävittämään haastattelutiedostot tietosuojan huomioiden ja ilmoittamaan käytön päättymisestä ja aineiston hävittämisestä sähköpostitse muistitietoarkiston tutkijalle.
4. Tietoturva
Tutkijan on ylläpidettävä haastattelutiedostojen käsittelyssä ja säilyttämisessä riittävää tietoturvaa. Salassa pidettävä aineisto saa olla ainoastaan käyttöluvan saaneen henkilön ulottuvilla. Tutkija on välittömästi asian tultua ilmi velvollinen ilmoittamaan sähköpostitse muistitietoarkiston tutkijalle mahdollisista tietoturvaloukkauksista tai tietoturvaa uhkaavista seikoista.
5. Tietosuoja ja tutkimusetiikka
Haastateltavan nimen mainitseminen on tutkimusjulkaisuissa sallittua, ellei haastateltava ole sitä haastattelun luovutussopimuksessa erikseen kieltänyt. Haastatteluaineistossa esiintyvien henkilöiden tai tahojen yksityisyyden suojaa ei kuitenkaan saa missään olosuhteissa vaarantaa tutkimustyöllä.
Aineiston käytössä on noudatettava kulloinkin voimassa olevia tietosuojasäädöksiä, kuten EU:n yleistä tietosuoja-asetusta ja Tutkimuseettisen neuvottelukunnan laatimia eettisiä periaatteita, joista saa lisätietoa osoitteessa
www.tenk.fi.
6. Tekijänoikeudet ja aineistoon viittaaminen
Haastateltavat ja haastattelijat ovat sopimuksilla luovuttaneet haastatteluaineiston osaksi Eduskunnan muistitietoarkistoa, jonka omistusoikeus ja tekijänoikeuslain mukaiset oikeudet kuuluvat eduskunnan kanslialle. Eduskunnan kanslia ei ole vastuussa haastattelujen tutkimuskäytössä tuotetuista tulkinnoista.
Muistitietoaineiston tutkijoiden tulee noudattaa tieteenalojensa vakiintuneita viittauskäytäntöjä. Lähdetiedoista tulee ilmetä haastateltavan nimi, haastattelun ajankohta sekä kokoelma ja säilytyspaikka seuraavasti:
– Eduskunnan muistitietoarkisto, Eduskunnan kirjasto.
Ruotsin- ja englanninkielisissä julkaisuissa:
– Riksdagens arkiv för muntlig historia, Riksdagsbiblioteket.
– Oral History Archive of Finnish Parliament, Library of Parliament
7. Julkaisuista tiedottaminen
Tutkimusluvan saaneen tutkijan on lähetettävä Eduskunnan kirjastoon sähköpostitse tiedot julkaisuista, joiden lähteenä muistitietoarkiston haastatteluaineistoja on käytetty.
8. Käyttösääntöjen voimaantulo
Nämä muistitietoarkiston käyttösäännöt on hyväksytty eduskunnan kirjaston hallituksessa 4.11.2020 ja käyttösäännöt tulevat voimaan 1.1.2021 alkaen.
Näitä käyttösääntöjä sovelletaan myös aiemmin, vuodesta 1988 lähtien kertyneeseenhaastatteluaineistoon, mutta kuitenkin siten, että kuhunkin luovutussopimukseen mahdollisestikirjattuja ehtoja ja rajoituksia on ehdottomasti noudatettava.