Personregistret för löne- och anställningsadministration
1. Syftet med behandlingen av personuppgifter samt den rättsliga grunden för behandlingen
Personregistret för löne- och anställningsadministration innehåller de uppgifter som riksdagens kansli som arbetsgivare behöver för sina lagstadgade rättigheter och skyldigheter. De personuppgifter som lagras och behandlas i registret behövs för frågor som gäller anställningsförhållanden och för utbetalning av löner och arvoden. Där registreras de uppgifter om personalen som anges i matrikellagen (1010/1989). Samma lag förpliktar de anställda att ge in uppgifterna för anteckning i matrikeln. I fråga om utvecklingssamtal innehåller registret chefens och medarbetarens gemensamma utvärdering av hur väl medarbetaren utfört sitt arbete ochav de delområden där den anställde främst bör utvecklas.
Registeruppgifterna lämnas av personen själv eller genereras till följd av anställningsförhållandet. Vissa uppgifter kommer från Keva, FPA, skattemyndigheterna eller utsökningsmyndigheterna. Relevanta uppgifter om straff som döms ut av domstol får personalförvaltningen direkt av domstolen för införande i matrikeln.
Inom riksdagens kansli behandlas uppgifterna av personalhandläggare samt, i fråga om egna uppgifter, av personen själv och, i fråga om uppgifter om medarbetare, av chefen. Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning (Palkeet) behandlar uppgifter på uppdrag av en personalhandläggare vid riksdagens kansli.
Rättslig grund eller rättsliga grunder för behandlingen
- Lagstadgad skyldighet för den personuppgiftsansvarige, en uppgift av allmänt intresse eller myndighetsutövning (6 § i reglementet för riksdagens kansli (1480/2015), lagen om riksdagens tjänstemän (1197/2003), arbetsavtalslagen (55/2001), lagen om riksdagsmannaarvode (328/1947), matrikellagen (1010/1989) och artikel 6.1 c och e i dataskyddsförordningen).
2. Personuppgifter som behandlas och var uppgifterna kommer från
De registrerade är de anställda vid riksdagens kansli, riksdagsledamöterna och arvodestagare utanför riksdagen.
I fråga om anställda innehåller registret
- uppgifter som registreras när anställningsförhållandet inleds: efternamn, förnamn, tidigare namn,
- födelsetid, personbeteckning, kön, modersmål, hemadress, bankuppgifter, personnummer och epostadress
- uppgifter som genereras under anställningsförhållandet: semester, frånvaro, arbetstid och ändringar i
- uppgifterna om anställningen
- uppgifter om personal- och naturaförmåner: måltidsförmån, tandvård, telefon, arbetsresesedel och arbetsskor
- matrikeluppgifter: arbetshistorik, avbrott i tjänsteutövningen eller arbetet, examina, utbildning, språkkunskaper, tjänsteed/tjänsteförsäkran, bisysslotillstånd, utmärkelsetecken, titlar, förtroendeuppdrag, värnplikt, militär grad och straff
- uppgift om fackföreningsavgifter
- uppgift om prestationsbedömningen och den individuella lönedelen inom lönesystemet.
I fråga om ledamöter registreras
- efternamn, förnamn, tidigare namn, födelsetid, personbeteckning, kön och modersmål
- personnummer samt personnumret i det tidigare systemet
- hemadress och bankuppgifter
- fackföreningsavgift och medlemsavgift till riksdagsgruppen.
I fråga om arvodestagare utanför riksdagen registreras
- efternamn, förnamn, personbeteckning, hemadress och bankuppgifter.
Uppgifterna kommer direkt från den registrerade personen eller från en annan myndighet.
3. Personuppgifternas mottagare eller mottagarkategorier
Uppgifterna behandlas av utsedda tjänstemän inom personalförvaltningen vid riksdagens kansli, och i fråga om anställda får också den närmaste chefen behandla uppgifter. Också de personer har åtkomst till uppgifterna som vid servicecentret (Palkeet) ansvarar för att upprätthålla och utveckla det personaladministrativa systemet Kieku. Uppgifter lämnas ut till andra myndigheter som behöver dem för sina lagstadgade uppgifter.
Till den som begär det lämnas uppgifter ut i enlighet med
lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) och
matrikellagen (1010/1989). Uppgifter och handlingar är offentliga om de inte uttryckligen är sekretessbelagda enligt lag.
Uppgifter lämnas inte ut för direktmarknadsföring, opinionsundersökningar eller marknadsundersökningar, om det inte föreskrivs särskilt om utlämnande för det ändamålet
4. Överföring till tredjeländer
Uppgifterna överförs inte till länder utanför Europeiska unionen (EU) eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES).
5. Personuppgifternas lagringstid
Lagringstiderna för personuppgifterna grundar sig på lagstiftning. Matrikeluppgifterna lagras permanent i form av matrikelutdrag. Lönebokföringsmaterialet förvaras i 50 år. Lagringstiden för andra uppgifter är 5–50 år från det att tjänsteförhållandet upphör eller handlingen upprättades.
6. Automatiserat beslutsfattande och profilering
Registrerade personuppgifter används inte för automatiserat beslutsfattande eller för profilering.
7. Den registrerades rättigheter
Läs mer om registrerades rättigheter
8. Den personuppgiftsansvariges och dataskyddsombudets kontaktuppgifter
Riksdagens kansli
Personaltjänster
Mannerheimvägen 30, 00102 RIKSDAGEN
Tfn +358 9 4321 (växel)
E-post: henkilostopalvelut@riksdagen.fi
Dataskyddsombudet
Mannerheimvägen 30, 00102 RIKSDAGEN
Tfn +358 9 4321 (växel)
E-post: tietosuojavastaava@riksdagen.fi
Riksdagens säkerhetspost är ett säkert sätt att skicka känslig och sekretessbelagd information till riksdagens kansli.
Läs anvisningen om säkerhetspost innan du använder tjänsten.
10.1.2019