1.1  Bakgrund

Finansministeriet tillsatte den 8 mars 2019 ett utvecklingsprojekt för digitalisering av statsunderstödsprocessen inom hela statsförvaltningens statsunderstödsverksamhet. Målet för projektet är att öka statsunderstödsverksamhetens påverkan, effektivitet, enhetlighet och transparens genom att utveckla en digitaliserad statsunderstödsprocess som omfattar hela statsförvaltningen och som inbegriper en kundcentrerad enhetlig verksamhetsmodell och webbtjänster som stöd för den.  

Reformen främjar en god och öppen förvaltning samt tillgången till och användningen av den information som uppstår i statsunderstödsverksamheten. Vidare tryggar reformen öppenheten och rättvisan i understödsbesluten, minskar överlappande understöd samt förbättrar ändamålsenlig allokering, den strategiska styrningen och den samhälleliga påverkan av understöden. Avsikten är dessutom att tydliggöra statsunderstödens ställning som verktyg för den politiska styrningen. Därmed strävar projektet efter att främja samarbetet mellan olika statsbidragsmyndigheter och hitta olika alternativ för en tydligare beskrivning av statsunderstödsfinansieringen. Avsikten är att ministeriernas nuvarande behörighet i statsunderstödsfrågor inom respektive sektor inte förändras. 

För att öka statsunderstödsverksamhetens påverkan strävar man efter att information ska utnyttjas i stor utsträckning vid ledningen av verksamheten samt efter att ha ett mångsidigt samarbete med dem som ansöker om statsunderstöd och med statsbidragsmyndigheterna. Målet är också att med hjälp av en kundcentrerad, enhetlig verksamhetsmodell och webbtjänster förbättra verksamhetens produktivitet, varvid mängden förvaltningsarbete som binds upp i understödsprocessen och den administrativa bördan för dem som ansöker om understöd minskar. 

Projektets uppdrag är bland annat att upprätta en gemensam helhetsarkitektur för statsunderstödsverksamheten, som kan preciseras med myndighetsspecifika särdrag. Uppdraget inkluderar också att fatta beslut om omfattningen av de gemensamma lösningarna i digitaliseringen av statsunderstödsprocessen, modellen för genomförandet och administrationsmodellen, där ägandet samt styrnings- och förvaltningsansvaret beskrivs. Projektet svarar ytterligare för genomförandet av de gemensamma tjänster och lösningar som uppdraget kräver. Projektets mandatperiod löper till utgången av 2023. 

1.2  Beredning

Finansministeriet äger och svarar för styrningen av det utvecklings- och digitaliseringsprojekt som gäller hela statsförvaltningens statsunderstödsverksamhet. Projektet har en styrgrupp, som består av representanter för ministerierna. Styrgruppen har tillsatt sektioner för beredning av olika ämneshelheter. En lagstiftningssektion har tillsatts för genomgången av bestämmelserna om författningarna om statsunderstöd och beredningen av författningarna. En uppföljningsgrupp bestående av inkallade representanter för de ämbetsverk som delar ut understöd, understödstagare samt andra motsvarande sakkunniga stöder genomförandet av och tryggar kvaliteten på projektet. En projektbyrå ledd av en projektchef, utsedd av finansministeriet, svarar för arbetet inom projektet. 

Lagförslagen har beretts vid finansministeriet i samarbete med Statskontoret. I praktiken har beredningen främst skett i den lagstiftningssektion som verkar under styrgruppen för utveckling och digitalisering av statsunderstödsverksamheten. I sektionen har det också suttit sakkunniga som representerat vissa ministerier som är centrala för statsunderstödslagstiftningen. Under beredningen har Riksarkivet och Dataombudsmannens kansli kontaktats. 

2.1  Utveckling av informationsledning inom statsförvaltningen

I statsminister Sanna Marins regeringsprogram ”Ett inkluderande och kunnigt Finland – ett socialt, ekonomiskt och ekologiskt hållbart samhälle” förbinder sig regeringen till en informationsbaserad politik. I regeringsprogrammet blir öppenhet den bärande principen för hela informationspolitiken. Den här propositionen bidrar till att främja den i regeringsprogrammet nämnda faktabaserade beredningen och beslutsfattandet samt det ledarskap som detta kräver (Regeringens verksamhetsplan, statsrådets publikationer 2019:28, s. 46). Samtidigt stöds öppenheten i den offentliga informationen genom att det skapas förutsättningar att i större utsträckning internt utnyttja förvaltningens information inom ramen för informationsbaserat beslutsfattande. 

Informationsledning är ett område inom ledningen där man strävar efter att öka organisationens förmåga att skapa värde ur information och kunskap. Inom statsförvaltningen strävar man genom informationsledning efter att systematiskt utnyttja information i beredningen, beslutsfattandet och verkställigheten både inom statsrådet och i den underlydande förvaltningen. Genom faktabaserad ledning kan man förbättra verksamhetens kvalitet, effektivitet och påverkan. Detta förutsätter att kunskaperna stärks, att verksamhetsmetoderna förnyas och att informationsresurserna öppnas för användning i större omfattning inom förvaltningen.  

För tillfället använder ämbetsverken och inrättningarna huvudsakligen informationen för skötseln av en specifik uppgift eller ärenden inom en specifik bransch, såsom ekonomi- och personalförvaltning. Nya lösningar och mervärde kan uppstå genom att de separata informationskällorna och data inom olika förvaltningsområden kombineras. Från insamling och bevarande av information bör man övergå till användning av information också för utveckling, styrning och ledning av verksamheten. Ny teknik och digitaliseringen erbjuder bättre och effektivare lösningar än tidigare för behandlingen av information. Den nya lagstiftningen om informationshantering och dataskydd stöder också detta. 

Vidare är digitalisering och informationsbaserad verksamhet med sina effekter, såsom föregripande och mångsidigt utnyttjande och erbjudande av information, en målsättning inom strategin för reformering av den offentliga förvaltningen. Utvecklingen och digitaliseringen av statsunderstödsverksamheten bidrar i stor omfattning till att genomföra riktlinjerna för strategin för den offentliga förvaltningen. Strategin för den offentliga förvaltningen styr och stärker reformen av hela den offentliga förvaltningen under 2020-talet. En fungerande offentlig förvaltning spelar en central roll för en fungerande demokrati och välfärdssamhället. Den i strategin beskrivna enhetliga och målmedvetna reformen av förvaltningen underlättar de vardagliga tjänsterna, tryggar rättssäkerheten i samhället och skapar nya möjligheter för företag och samfund. Genom reformen genomförs i synnerhet strategins riktlinjer för enhetlighet och gemensamt agerande inom den offentliga förvaltningen. I och med reformen främjas ett flexibelt samarbete med det övriga samhället och organiseras tjänsterna enligt individernas behov och på ett mångsidigt sätt. 

2.2  Lagstiftning om statsunderstöd

Statsunderstödslagen (688/2001) är en allmän lag som gäller behovsprövade statsunderstöd. I statsunderstödslagen ingår det bestämmelser om grunderna och de allmänna förutsättningarna för beviljandet av statsunderstöd. Statsunderstödslagen innehåller dessutom bestämmelser om beviljande och utbetalning av statsunderstöd, användningen av statsunderstöd och övervakningen därav, återbetalning och återkrav av statsunderstöd samt rätt till information och utlämnande av uppgifter.  

Enligt 1 § 1 mom. i statsunderstödslagen avses med statsunderstöd finansiering med karaktären av stöd som beviljas för att understöda en viss verksamhet eller ett visst projekt. Enligt 1 § 2 mom. i statsunderstödslagen tillämpas lagen på statsunderstöd som beviljas av ett anslag som tagits in i statsbudgeten eller av medel i en statlig fond utanför statsbudgeten. Enligt 1 § 3 mom. tillämpas lagen också på sådant statsunderstöd som beviljas för att användas utanför Finland, om inte något annat bestäms i någon annan lag. Om en statsunderstödstagare enligt 2 mom. emellertid är en främmande stat eller dess organ eller en mellanstatlig internationell organisation, tillämpas på statsunderstödet endast 5–8 § samt 11 § 5 mom. Enligt 3 § 3 mom. i statsunderstödslagen betraktas som statsunderstöd inte ekonomisk förmån som beviljas i form av exempelvis lån, borgen, garanti eller skattelättnad.  

Med statsbidragsmyndighet avses enligt 4 § 1 punkten i statsunderstödslagen den myndighet till vars uppgifter ärenden som gäller statsunderstödet i fråga hör enligt lagstiftningen. I vissa speciallagar som gäller statsunderstödssystem föreskrivs det att understöd beviljas av någon annan än en myndighet och att en viss myndighet är behörig att sköta de uppgifter som förutsätter betydande utövning av offentlig makt vid administrationen av understöden. Till exempel enligt 3 § i lagen om statlig finansiering för främjande av filmkulturen (1174/2018) är det Finlands filmstiftelse som sköter uppgifter som ankommer på en statsbidragsmyndighet vid beviljande av statsunderstöd ur statliga medel. Finlands filmstiftelses övriga verksamhet får inte äventyra skötseln av denna offentliga förvaltningsuppgift. Enligt 9 och 10 § i den lagen är det däremot Centret för konstfrämjande som svarar för de myndighetsbeslut som gäller avbrytande av utbetalning och återkrav, vilka är förenade med betydande utövning av offentlig makt.  

Bestämmelser om grunderna för beviljande av statsunderstöd finns i 2 kap. i statsunderstödslagen. Statsunderstöd kan beviljas i form av allmänt understöd eller specialunderstöd. Bestämmelser om de allmänna förutsättningarna för beviljande av statsunderstöd finns i 7 § i statsunderstödslagen. Enligt paragrafens 1 mom. kan statsunderstöd beviljas, om 1) det ändamål för vilket statsunderstöd söks är samhälleligt godtagbart, 2) beviljandet av statsunderstöd är motiverat med avseende på de mål som satts för användningen av statsunderstödet, 3) beviljandet av statsunderstöd ska anses vara nödvändigt med beaktande av annat offentligt stöd som sökanden erhållit samt arten och omfattningen av det projekt eller den verksamhet som är föremål för statsunderstödet, samt 4) beviljandet av statsunderstöd inte bedöms orsaka mer än ringa snedvridning av konkurrensen och verksamheten på marknaden i en stat som hör till Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. I 2 mom. finns det bestämmelser om en särskild begränsning i beviljandet av statsunderstödet i situationer där den som ansöker om statsunderstöd eller dennes företrädare har agerat i strid med bestämmelserna om hindrade av användning av olaglig arbetskraft. I 3 mom. föreskrivs det om möjligheten att använda så kallade förmedlarorgan vid beviljande av statsunderstöd. Statsunderstöd kan beviljas mottagaren för dennes egen verksamhet eller eget projekt eller för att användas för att understöda en verksamhet eller ett projekt som genomförs av någon annan än understödstagaren och som fyller ändamålet enligt statsunderstödsbeslutet. Om statsunderstöd beviljas för att användas för att understöda en verksamhet eller ett projekt som genomförs av någon annan än understödstagaren och som fyller ändamålet enligt statsunderstödsbeslutet, ska statsunderstödstagaren ingå ett avtal om statsunderstödets användning, övervakningen av dess användning och villkoren för dessa med den som genomför verksamheten eller projektet. 

Bestämmelser om beviljande och utbetalning av statsunderstöd finns i 3 kap. i statsunderstödslagen. Bestämmelser om ansökan om statsunderstöd finns i 9 § i statsunderstödslagen. Statsunderstöd ska sökas skriftligen. Statsbidragsmyndigheten ska på lämpligt sätt informera om möjligheten att söka statsunderstöd och om ansökningsförfarandet samt ge uppgifter om de allmänna förutsättningarna för beviljande av statsunderstöd och om villkoren för statsunderstöd, om detta inte är uppenbart onödigt.  

Bestämmelser om sökandens skyldighet att lämna uppgifter finns i 10 § i statsunderstödslagen. Den som ansöker om statsunderstöd ska i samband med ansökan lämna statsbidragsmyndigheten riktiga och tillräckliga uppgifter om ändamålet med statsunderstödet samt om de andra omständigheter som statsbidragsmyndigheten behöver känna till för att avgöra ansökan. 

Närmare bestämmelser om innehållet i ett statsunderstödsbeslut finns i 11 § i statsunderstödslagen. I ett ärende som gäller statsunderstöd ska statsbidragsmyndigheten fatta ett skriftligt beslut (statsunderstödsbeslut). 

Av ett statsunderstödsbeslut genom vilket statsunderstöd beviljas ska framgå åtminstone mottagaren, ändamålet, beloppet eller beräkningsgrunden. I statsunderstödsbeslutet kan det tas in nödvändiga villkor och begränsningar som gäller statsunderstödets användning för att säkerställa att de omständigheter som anges i 7 § 1 mom. förverkligas. Av ett statsunderstödsbeslut genom vilket statsunderstöd beviljas ska dessutom, på det sätt som klarheten i fråga om korrekt användning av statsunderstödet och statsunderstödstagarens rättigheter och skyldigheter kräver, framgå de godtagbara kostnaderna för den verksamhet eller det projekt som är föremål för statsunderstödet, statsunderstödets maximibelopp av totalkostnaderna för den verksamhet eller det projekt som är föremål för statsunderstödet, mottagarens inkomster av den verksamhet eller det projekt som är föremål för statsunderstödet samt inverkan av mottagarens övriga inkomster på statsunderstödets belopp och användning, statsunderstödets användningstid samt villkor och begränsningar enligt 13 § 2–4 mom., mottagarens skyldighet att lämna en utredning om användningen av statsunderstödet samt tidpunkten för utredningen samt andra grunder för beviljandet och utbetalningen av statsunderstödet samt för övervakningen av dess användning. 

Bestämmelser om utbetalning av statsunderstöd finns i 12 § i statsunderstödslagen. Statsunderstödet betalas till statsunderstödstagaren i en eller flera poster enligt när kostnaderna infaller. Statsbidragsmyndigheten kan bestämma att statsunderstödet betalas på grundval av de faktiska kostnaderna efter det att en godtagbar utredning om understödets användning har företetts statsbidragsmyndigheten. Statsunderstödstagaren ska med stöd av 4 mom. lämna statsbidragsmyndigheten riktiga och tillräckliga uppgifter för utbetalningen av statsunderstödet. 

Bestämmelser om användning av statsunderstöd och övervakningen därav finns i 4 kap. i statsunderstödslagen. Enligt 13 § 1 mom. i statsunderstödslagen får statsunderstöd användas endast för ändamål som överensstämmer med statsunderstödsbeslutet. Statsunderstödstagaren ska följa de villkor och begränsningar som intagits i statsunderstödsbeslutet. Enligt 14 § 1 mom. ska statsunderstödstagaren lämna statsbidragsmyndigheten riktiga och tillräckliga uppgifter för övervakningen av att villkoren i statsunderstödsbeslutet iakttas. Enligt 2 mom. ska statsunderstödstagaren utan dröjsmål underrätta statsbidragsmyndigheten om en ändring som påverkar uppnåendet av ändamålet med statsunderstödet eller om någon annan ändring som inverkar på användningen av statsunderstödet.  

Bestämmelser om återbetalning och återkrav av statsunderstöd finns i 5 kap. i statsunderstödslagen. Statsunderstödstagaren har en allmän skyldighet att betala tillbaka ett statsunderstöd eller en del av det som denne fått på felaktiga grunder, till för stort belopp eller uppenbart utan grund. Enligt 20 § 1 mom. i statsunderstödslagen ska statsunderstödstagaren också betala tillbaka statsunderstödet eller en del av det, om det inte kan användas på det sätt som förutsätts i statsunderstödsbeslutet. Om det belopp som ska återbetalas är högst 100 euro, behöver det inte betalas tillbaka.  

Bestämmelser om statsbidragsmyndighetens skyldighet att återkräva statsunderstöd finns i 21 § i statsunderstödslagen. Enligt paragrafen ska statsbidragsmyndigheten genom ett beslut bestämma att utbetalningen av statsunderstöd ska upphöra samt att statsunderstöd som redan betalats ut ska återkrävas, om statsunderstödstagaren i väsentlig grad har agerat felaktigt eller ohederligt vid ansökan om och användning av statsunderstödet. Bestämmelser om återkrav av statsunderstöd enligt prövning finns i 22 § i statsunderstödslagen. Enligt paragrafen kan statsbidragsmyndigheten genom ett beslut bestämma att utbetalt statsunderstöd ska återkrävas enligt prövning vid väsentliga felaktigheter i genomförandet av ändamålet med statsunderstödet. Återkrav enligt prövning är möjligt också då statsunderstödstagaren har upphört med den verksamhet som varit föremål för statsunderstödet eller överlåtit den till någon annan eller egendomen säljs eller förstörs. Återkrav enligt prövning blir aktuellt också i vissa ändringssituationer där statsunderstödstagarens möjligheter att uppfylla förutsättningarna för ändamålsenlig användning av statsunderstöden äventyras.  

Enligt 24 § i statsunderstödslagen ska statsunderstödstagaren på det belopp som återbetalas eller återkrävs räknat från den dag då statsunderstödet betalades ut betala en årlig ränta enligt 3 § 2 mom. i räntelagen (633/1982) ökad med tre procentenheter. I 25 § i statsunderstödslagen finns särskilda bestämmelser om dröjsmålsräntan. Enligt paragrafen ska på det återkrävda beloppet betalas en årlig dröjsmålsränta enligt den räntesats som avses i 4 § 1 mom. i räntelagen om beloppet inte betalas senast på den förfallodag som satts ut av statsbidragsmyndigheten.  

Bestämmelser om information och utlämnande av uppgifter i anknytning till statsunderstöden finns i 6 kap. i statsunderstödslagen. Enligt 31 § i statsunderstödslagen tillämpas på statsbidragsmyndighetens rätt att få uppgifter från en annan myndighet vad som bestäms i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999), nedan offentlighetslagen. Statsbidragsmyndigheten har utan hinder av sekretessbestämmelserna rätt att av andra myndigheter få för skötseln av sina uppgifter nödvändiga upplysningar om 1) sökandens och mottagarens ekonomiska ställning, 2) sökandens och mottagarens offentliga stöd, 3) andra omständigheter som gäller sökanden och mottagaren och som är av väsentlig betydelse för säkerställandet av att statsunderstödslagen iakttas vid beviljandet och utbetalningen av statsunderstödet och vid övervakningen av dess användning.  

Enligt 36 § i statsunderstödslagen ska statsbidragsmyndigheten på lämpligt sätt följa resultaten och ändamålsenligheten i fråga om användningen av statsunderstöd som den beviljat samt deras verkningar på konkurrensen och olika befolkningsgruppers ställning liksom deras miljökonsekvenser och andra verkningar. Statsbidragsmyndigheten ska med jämna mellanrum utvärdera nödvändigheten av statsunderstöden och behoven av att utveckla dem. I detta syfte ger statsbidragsmyndigheterna varandra nödvändig hjälp. 

I statsunderstödslagen finns inga särskilda bestämmelser om de informationssystem som används för administration av statsunderstöden. Inte heller i speciallagstiftningen om statsunderstöd finns det allmänt bestämmelser av det här slaget. Utgående från förarbetena till projektet varierar statsbidragsmyndigheternas digitaliseringsgrad avsevärt. Inom vissa förvaltningsområden har dock också elektroniska tjänster tagits i bruk i anknytning till ansökan om och behandling av statsunderstöd. I regionförvaltningsverkens egen tjänst (aviavustukset.fi) kan man elektroniskt ansöka om ungdoms-, motions- och biblioteksväsendets understöd samt rapportera användningen av understöden. I tjänsten finns information om öppna ansökningar, ansökningsanvisningar samt användning och rapportering av understöden. På webbplatsen finns också så kallade understödsberättelser där man redogör för olika projekt som stötts med de statsunderstöd som regionförvaltningsverken beviljat. Projektens geografiska placeringar presenteras därtill visuellt på en karta. I tjänsten finns separat kortfattad information om ansöknings- och utredningsdokumentens offentlighet och om bedömningen av påverkan. 

Innovationsfinansieringscentralen Business Finland har en elektronisk tjänst för ansökan och rapportering av finansiering. Tjänsten innehåller information om ansökan om finansiering och rapportering av användningen av understöden. På Business Finlands webbplats finns dessutom öppna data om beviljad och betald finansiering för olika år samt projektspecifik information. 

Social- och hälsoorganisationernas understödscentral STEA har på sin webbplats en elektronisk tjänst (avustukset.stea.fi) för understödsansökningar och rapportering samt information om utlysningar av understöd, användning av understöd och rapportering. I tjänsten finns dessutom information om de av social- och hälsovårdsministeriet beviljade understöden från och med 2017. Med tjänstens sökfunktion kan man exempelvis söka efter understöd som en viss organisation har ansökt om eller beviljats eller understöd som beviljats för ett specifikt ändamål. 

På Finlands Akademis webbplats finns förutom en elektronisk tjänst för uträttande av ärenden också en tjänst för sökning av finansieringsbeslut. Med sökningen kan man söka information om de projekt som Finlands Akademi har finansierat exempelvis med ett nyckelord, beslutsåret, för- eller efternamn på projektets ansvariga ledare, den ansvariga ledarens kön, projektets forskningsområde eller organisation. 

Utöver de ovan beskrivna informationssystemen och elektroniska tjänsterna för administration av statsunderstöd, som är omfattande och har ett långt utvecklat innehåll, använder statsbidragsmyndigheterna ett stort antal informationssystem med snävare användningsområde och tjänster. 

2.3  Bestämmelser om Statskontorets ställning och uppgifter

Finansministeriet svarar bland annat för utveckling av statsförvaltningens strukturer, styrningssystem och verksamhet. Enligt 1 § i lagen om statskontoret (305/1991) är Statskontoret ett ämbetsverk underställt finansministeriet.  

Statskontoret har till uppgift att ordna service i samband med finansiering, placering, skötsel av skulder och lån samt arbetslivstjänster för statliga ämbetsverk och inrättningar, att sköta statens centralbokföring och handlägga statens skadeståndsärenden samt att vara ansvarig myndighet för administrationen av kommunernas informationsresurs för ekonomisk information och vara personuppgiftsansvarig för informationsresursen. Statskontoret producerar dessutom analys- och rapporteringstjänster inom statsförvaltningen för statsrådet till stöd för beredningen och beslutsfattandet. Utöver dessa uppgifter kan Statskontoret producera gemensamma stödtjänster för statsförvaltningen och sådana affärsverk som avses i lagen om statliga affärsverk (1062/2010). Statskontoret kan producera de stödtjänster som krävs för nämnda finansierings- och placeringstjänster, skötsel av skulder och lån samt arbetslivstjänster. Statskontoret kan producera upplåningstjänster för affärsverk på de villkor som bestäms av finansministeriet eller av Statskontoret inom de gränser som finansministeriet fastställt. Statskontoret sköter dessutom andra uppgifter som det bestäms eller föreskrivs att Statskontoret ska sköta. 

2.4  Informationshantering, sekretess, bevarande av information och arkivering

I 6 kap. i statsunderstödslagen finns det bestämmelser om statsbidragsmyndighetens rätt att få uppgifter från andra myndigheter och om statsbidragsmyndighetens rätt att lämna ut uppgifter i anknytning till statsunderstöden. Det finns däremot inga närmare bestämmelser om de system eller den informationshantering som används vid behandling av statsunderstöden. Enligt de undersökningar som gjorts under beredningen används i dagsläget flera olika system för uträttande av ärenden i anknytning till statsunderstöd, system till stöd för behandling av ansökningarna, beslutsprocessen, utbetalningen och andra skeden i processen samt system för hanteringen av informationen i anknytning till dessa. I de system som nämns i de svar som inhämtats av statsbidragsmyndigheterna varierar de tjänster som erbjuds, funktionerna och genomförandet. Vissa statsbidragsmyndigheter saknar helt system som stöder den operativa statsunderstödsverksamheten, och deras behandling och administration av uppgifter i anknytning till statsunderstödsverksamheten är manuell eller exempelvis endast en ärendehanteringslösning som stöd för hanteringen av ärenden och registrering av handlingar. Begreppet statsunderstödsinformationssystem är inte entydigt, vilket påverkar vilka uppgifter som ges om systemen och därmed också inverkar på jämförelsen av uppgifterna.  

Genom lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019), nedan informationshanteringslagen, säkerställs en enhetlig och kvalitativ hantering samt informationssäker behandling av myndigheternas informationsmaterial så att offentlighetsprincipen förverkligas. De statliga ämbetsverken, inrättningarna och affärsverken är i lagen avsedda informationshanteringsenheter, vars uppgift är att skapa och upprätthålla en informationshanteringsmodell som definierar och beskriver informationshanteringen inom verksamhetsomgivningen. I lagen finns dessutom bestämmelser om elektronisk överföring av information mellan myndigheternas informationssystem. Den instans som lämnar ut informationen ska försäkra sig om att den information som ska överföras behövs eller är nödvändig för att den mottagande myndigheten ska kunna sköta sina uppgifter. När det gäller flera myndigheter sker detta under ledning av det ministerium som svarar för sektorn. Strävan med bestämmelserna är att effektivisera myndigheternas informationshantering så att myndigheterna i enlighet med god förvaltningssed kan sköta sina uppgifter och tillhandahålla förvaltningskunderna tjänster på ett kvalitativt sätt och med gott resultat. Syftet med lagen är också att främja interoperabiliteten mellan informationssystem och informationslager. 

Bestämmelser om vissa centrala definitioner för den offentliga förvaltningens informationshantering finns i 2 § i informationshanteringslagen. Med informationshanteringsenhet avses en myndighet med uppgift att ordna informationshantering i enlighet med kraven i informationshanteringslagen. Med informationssystem avses i sin tur ett helhetsarrangemang som består av databehandlingsutrustning, programvara och annan informationsbehandling. Med handling avses en myndighetshandling som avses i 5 § 2 mom. i offentlighetslagen. Med informationsmaterial avses en datauppsättning som består av handlingar och annan motsvarande information och har samband med en viss myndighetsuppgift eller myndighetstjänst. Med informationslager avses en uppsättning informationsmaterial som används för en myndighets uppgifter eller övriga verksamhet och som hanteras med hjälp av informationssystem eller manuellt. Med gemensamt informationslager avses ett för användning av flera aktörer planerat och upprätthållet informationslager vars uppgifter kan lämnas ut och utnyttjas för olika ändamål. Med informationshantering avses sådana åtgärder och informationssäkerhetsåtgärder baserade på behov som uppkommer i samband med en myndighets uppgifter eller övriga verksamhet, i syfte att hantera en myndighets informationsmaterial, informationen i olika skeden av behandlingen och informationen i informationsmaterial, oberoende av på vilket sätt informationsmaterialen lagras och behandlas i övrigt. Med interoperabilitet mellan informationslager avses utnyttjande och utbyte av information mellan olika informationssystem så att informationens betydelse och användbarhet bevaras. 

Närmare bestämmelser om ordnande av informationshanteringen i informationshanteringsenheter finns i 4 § i informationshanteringslagen. Ledningen för en informationshanteringsenhet ska ombesörja att det vid enheten 

1) har definierats ansvaren för de uppgifter i anslutning till informationshanteringen som föreskrivs i informationshanteringslagen och i någon annan lag, 

2) finns uppdaterade anvisningar om hantering av informationsmaterial, om användning av informationssystem, om databehandlingsrättigheter, om informationshanteringsansvar, om informationsrättigheter, om informationssäkerhetsåtgärder samt om beredskap för undantagsförhållanden, 

3) kan erbjudas utbildning varmed det säkerställs att de anställda och personer som arbetar för informationshanteringsenhetens räkning är tillräckligt förtrogna med gällande författningar, föreskrifter och med informationshanteringsenhetens anvisningar om informationshantering och databehandling samt om offentlighet och sekretess i fråga om handlingar, 

4) finns ändamålsenliga instrument för att genomföra informationshanteringsskyldigheter, 

5) har ordnats tillräcklig övervakning när det gäller iakttagandet av författningarna, föreskrifterna och anvisningarna om informationshantering. 

Enligt 5 § i informationshanteringslagen ska en informationshanteringsenhet upprätthålla en informationshanteringsmodell som definierar och beskriver informationshanteringen i dess verksamhetsmiljö. Informationshanteringsmodellen ska upprätthållas för planering och genomförande av tjänster, ärendebehandling och hantering av informationsmaterial, för genomförande av rättigheter och begränsningar i fråga om tillgången till information, för att minska överlappande insamling av information, för genomförande av interoperabilitet mellan informationssystem och informationslager samt för upprätthållande av informationssäkerhet. I paragrafen finns det noggrannare bestämmelser om vilka uppgifter som åtminstone ska framgå av informationshanteringsmodellen. Av informationshanteringsmodellen ska framgå åtminstone uppgifter om beteckningar som beskriver verksamhetsprocesser, om processansvariga myndigheter, om beteckningar på informationslager, om överföring av informationsmaterial till arkiv, om informationssystemets beteckningar, om den systemansvariga myndigheten, om informationssystemets användningsändamål, om anslutningar till andra informationssystem och om överföringssätten via anslutningar samt om informationssäkerhetsåtgärder. 

Enligt 5 § i offentlighetslagen avses med myndighetshandling en handling som innehas av en myndighet och som har upprättats av myndigheten eller av någon som är anställd hos en myndighet eller som har inkommit till en myndighet för behandling av ett visst ärende eller i övrigt inkommit i samband med ett ärende som hör till myndighetens verksamhetsområde eller uppgifter. En handling anses ha blivit upprättad av en myndighet även när den har upprättats på uppdrag av myndigheten. En handling anses ha inkommit till en myndighet även när den har inkommit till den som verkar på uppdrag av myndigheten eller i övrigt för myndighetens räkning, för att denne ska kunna utföra sitt uppdrag. Med stöd av 22 § i offentlighetslagen ska en myndighetshandling sekretessbeläggas, om det i den lagen eller någon annan lag föreskrivs eller en myndighet med stöd av lag har föreskrivit att den ska vara sekretessbelagd eller om handlingen innehåller uppgifter för vilka tystnadsplikt föreskrivs genom lag. I 24 § i offentlighetslagen finns närmare bestämmelser om sekretessbelagda myndighetshandlingar.  

Inom statsunderstödsverksamheten kan ansökningar och beslut om statsunderstöd vara förenade med eller innehålla sådana uppgifter eller handlingar som är sekretessbelagda i enlighet med offentlighetslagen eller med stöd av annan lagstiftning. I praktiken gäller de vanligaste fallen sådana uppgifter som avses i 24 § 17 punkten i offentlighetslagen och som gäller statens, välfärdsområdens, kommuners eller något annat offentligt samfunds eller i 4 § 2 mom. avsedda sammanslutningars, inrättningars eller stiftelsers företagshemligheter eller andra motsvarande omständigheter som har samband med affärsverksamhet samt sådana uppgifter som avses i 24 § 20 punkten och som gäller en privat företagshemlighet eller andra motsvarande omständigheter som har samband med privat näringsverksamhet. Ett annat exempel, som gäller i synnerhet statsunderstöd som beviljas för forskningsprojekt, är sådana handlingar som avses i 24 § 21 punkten i offentlighetslagen och som gäller planering av eller basmaterial för lärdomsprov eller vetenskaplig forskning eller handlingar som gäller teknologiskt eller något annat utvecklingsarbete eller bedömning av sådant arbete, om det inte är uppenbart att utlämnandet av uppgifter ur dem inte orsakar olägenhet för lärdomsprovet, forskningen eller utvecklingsarbetet eller ett utnyttjande eller en saklig bedömning av dessa eller medför olägenhet för forskaren eller uppdragsgivaren för forskningen eller utvecklingsarbetet. Ett tredje exempel på fall som kan aktualiseras i vissa statsunderstödsärenden gäller sådana handlingar som är sekretessbelagda med stöd av 24 § 23 punkten i offentlighetslagen och som innehåller uppgifter om en persons årsinkomster eller totala förmögenhet eller inkomster och förmögenhet som ligger till grund för stöd eller förmåner eller som annars beskriver personens ekonomiska ställning. Dessutom kan sådana enskilda förfaranden och beslut som gäller återkrav av redan beviljade statsunderstöd vara förenade med sådana handlingar som avses i 24 § 26 punkten i offentlighetslagen och som innehåller uppgifter om känsliga omständigheter som gäller privatlivet för någon som misstänks för ett brott, en målsägande eller någon annan som har samband med ett brottmål. 

I 2 c § 1 mom. i lagen om statskontoret föreskrivs det särskilt om Statskontorets rätt att få uppgifter som behövs för Statskontorets produktion av analys- och rapporteringstjänster inom statsförvaltningen för statsrådet till stöd för beredningen och beslutsfattandet. Statskontoret har rätt att avgiftsfritt och oberoende av sekretessbestämmelserna av den myndighet som är behörig enligt offentlighetslagen få de uppgifter om statsförvaltningens verksamhet och ekonomi som är nödvändiga för skötseln av denna serviceuppgift ur sådana register som förs av Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning, Statens center för informations- och kommunikationsteknik, Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata, affärsverket Senatfastigheter, Hansel Ab och Haus kehittämiskeskus Oy (gemensamma serviceproducenter) och som innehåller uppgifter om planeringen och uppföljningen av verksamheten, ekonomi- och personalförvaltningen, den gemensamma grundläggande informationstekniken och hanteringen av upphandlingar samt om lokalhantering, centraliserade utbildningstjänster, projekthantering och organisationsstruktur vid statens ämbetsverk och inrättningar. Statskontoret, de gemensamma serviceproducenterna och den myndighet som lämnar ut uppgifterna ska i samverkan bestämma vilka uppgifter som ska lämnas ut för analys- och rapporteringstjänster. Uppgifter enligt 24 § 1 mom. 2, 5 och 7–11 punkten i offentlighetslagen får dock inte lämnas ut. 

I 21 § i informationshanteringslagen finns det bestämmelser om behovet att förvara informationsmaterial. De myndigheter och personuppgiftsansvariga som verkar i anknytning till informationshanteringsenheten fastställer förvaringstiderna för informationsmaterial och handlingar och upprätthåller information om dessa i informationshanteringsmodellen, om förvaringstiden inte har fastställts i lag. Förvaringstiderna ska därför bestämmas med beaktande av 

1) i vilken utsträckning informationsmaterialet behövs i myndighetens verksamhet för det ursprungliga användningsändamålet, 

2) genomförandet och verifieringen av fysiska eller juridiska personers förmåner, rättigheter, förpliktelser och rättssäkerhet, 

3) rättsverkningarna av avtal eller andra privaträttsliga rättshandlingar, 

4) de skadeståndsrättsliga preskriptionstiderna, och 

5) de straffrättsliga preskriptionstiderna. 

Efter det att förvaringstiden gått ut ska informationsmaterialen utan dröjsmål arkiveras eller förstöras på ett informationssäkert sätt. 

Det föreskrivs särskilt om ansvaren för bestämmande av förvaringstiderna, om arkivering och om arkivverkets uppgifter. 

I enlighet med 2 § 3 mom. i lagen om statsrådet (175/2003) svarar statsrådets kansli för statsrådets och ministeriernas gemensamma förvaltnings- och sakkunnigtjänster. I fråga om informationshantering som hänför sig till statsrådets och ministeriernas gemensamma verksamhet och tillvägagångssätt samt gemensamma informationsresurser och informationssystem är statsrådets kansli i informationshanteringslagen avsedd informationshanteringsenhet och svarar i fråga om detta för informationshanteringen och för de myndighetsuppgifter som föreskrivs i 13 § 2–5 mom., 14–18 § och 5 kap. i den lagen. Statsrådets kansli styr och samordnar tillvägagångssätten med avseende på de gemensamma förvaltnings- och sakkunnigtjänsterna samt den gemensamma informationshanteringen. Med informationshantering kan exempelvis avses ministeriernas dokumenthantering, registratorstjänster, ärendehantering, informationsstyrning och arkivering samt operativa uppgifter i anknytning till dessa uppgifter inklusive behandling av sekretessbelagt material, upprättande av statsrådets gemensamma informationsstyrningsplan i samarbete med ministerierna samt upprättandet av anvisningar och arrangerandet av utbildning för ministeriernas personal. Statsrådets kansli svarar därtill för statsrådets och ministeriernas gemensamma datateknik och gemensamma informationssystem. Målet för de gemensamma informationshanteringsuppgifter som statsrådets kansli svarar för är att harmonisera verksamhetsmetoderna i sådana ärendehanteringsprocesser där det uppstår arkiverbart material i dokumentform. 

Enligt 12 § 9 punkten i reglementet för statsrådet (262/2003) hör statsrådets och ministeriernas gemensamma dataadministration och dokumenthantering samt styrning, utvecklande och samordning av god informationshantering och interoperabilitet i anknytning till dessa och uppgifter som arkivbildare till statsrådets kanslis ansvarsområde. 

Bestämmelser om arkivering av dokument finns huvudsakligen i arkivlagen (831/1994). I 1 § i arkivlagen finns det bestämmelser om arkivbildare, som myndighetsspecifikt bland annat är statliga ämbetsverk, inrättningar, domstolar och andra lagskipningsorgan samt andra statliga myndigheter. Enligt 4 mom. i paragrafen utgör statsrådet och ministerierna en arkivbildare. 

Med stöd av 6 § i arkivlagen omfattar ett arkiv de handlingar som inkommit till arkivbildaren på grund av dess uppgifter eller som tillkommit genom dess verksamhet. Med handling avses i arkivlagen en framställning i skrift eller bild eller en på elektronisk väg eller på annat sätt åstadkommen framställning som kan läsas, avlyssnas eller annars uppfattas med tekniska hjälpmedel. Innehållsmässigt motsvarar definitionen av handling den ovan beskrivna definition av handling som fastställs i informationshanteringslagen. 

Med stöd av 7 § i arkivlagen har arkivfunktionen till uppgift att säkerställa att handlingar hålls tillgängliga och bevaras, att sköta den informationstjänst som hänför sig till dem, att bestämma handlingars förvaringsvärde och att gallra ut onödigt material. Arkivfunktionen ska skötas så att den stöder arkivbildaren i dess uppgifter samt tillgodoser enskilda personers och sammanslutningars rätt att få uppgifter ur offentliga handlingar och att enskilda personers och sammanslutningars rättsskydd samt datasekretess har beaktats på behörigt sätt och att tillgången på handlingar som ansluter sig till enskilda personers och sammanslutningars rättsskydd säkerställs och att handlingarna betjänar forskningen som informationskällor. Arkivfunktionens krav ska beaktas i arkivbildarens informations- och dokumentförvaltning. 

Med stöd av 8 § i arkivlagen ska arkivbildaren bestämma hur planeringen av, ansvaret för och den praktiska skötseln av arkivfunktionen ordnas. Arkivbildaren ska bestämma förvaringstiderna och förvaringssätten för handlingar som inkommer och uppstår till följd av skötseln av uppgifterna och ha en arkivbildningsplan över dem. När förvaringstiderna för handlingarna bestäms ska det beaktas vad som särskilt föreskrivs och bestäms om dem. Arkivverket föreskriver vilka handlingar och uppgifter i handlingar som ska förvaras varaktigt 

2.5  Behandling av personuppgifter och dataskydd

Dataskyddslagen (1050/2018) preciserar och kompletterar Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 95/46/EG (allmän dataskyddsförordning), nedan dataskyddsförordningen, och den nationella tillämpningen av den. I författningar om dataskydd avses med personuppgifter enligt artikel 4.1 i dataskyddsförordningen varje upplysning som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person. En identifierbar fysisk person är en person som direkt eller indirekt kan identifieras särskilt med hänvisning till en identifierare som ett namn, ett identifikationsnummer, en lokaliseringsuppgift eller onlineidentifikatorer eller en eller flera faktorer som är specifika för den fysiska personens fysiska, fysiologiska, genetiska, psykiska, ekonomiska, kulturella eller sociala identitet.  

Enligt artikel 4.2 i dataskyddsförordningen avses med behandling av personuppgifter en åtgärd eller kombination av åtgärder beträffande personuppgifter eller uppsättningar av personuppgifter, oberoende av om de utförs automatiserat eller ej, såsom insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning eller ändring, framtagning, läsning, användning, utlämning genom överföring, spridning eller tillhandahållande på annat sätt, justering eller sammanförande, begränsning, radering eller förstöring. Bestämmelser om behandling av personuppgifter finns i artikel 6.1 i dataskyddsförordningen. Behandlingen är laglig bland annat då behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige. Behandlingen kan också vara nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i den personuppgiftsansvariges myndighetsutövning. Närmare bestämmelser om den registrerades rättigheter finns i kapitel III i dataskyddsförordningen. Den personuppgiftsansvarige ansvarar för att den registrerades rättigheter tillgodoses. I Finland införs bestämmelser om skydd av personuppgifter alltid i lag. 

I artikel 9 i dataskyddsförordningen finns det bestämmelser om särskilda kategorier av personuppgifter. Enligt artikel 9.1 ska behandling av personuppgifter som avslöjar ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse eller medlemskap i fackförening vara förbjuden. Likaså ska behandling av genetiska uppgifter eller biometriska uppgifter för att entydigt identifiera en fysisk person, uppgifter om hälsa eller uppgifter om en fysisk persons sexualliv eller sexuella läggning vara förbjuden. Enligt artikel 9.2 g i dataskyddsförordningen kan man under de förutsättningar som där föreskrivs avvika från artikel 9.1, när behandlingen är nödvändig av hänsyn till ett viktigt allmänt intresse på grundval medlemsstaternas nationella rätt. Artikeln förutsätter att den reglering som föreslås är förenlig med det väsentliga innehållet i rätten till dataskydd och innehåller bestämmelser om lämpliga och särskilda åtgärder för att säkerställa den registrerades grundläggande rättigheter och intressen. Det föreskrivs i 6 § 1 mom. 2 punkten i dataskyddslagen att artikel 9.1 i dataskyddsförordningen om särskilda kategorier av personuppgiftsgrupper inte ska tillämpas på sådan behandling av uppgifter som regleras i lag eller som föranleds av en uppgift som direkt i lag har ålagts den personuppgiftsansvarige. 

Lagen om statskontoret innehåller bestämmelser om behandlingen av och dataskyddet för personuppgifter i anslutning till Statskontorets olika typer av serviceuppgifter. I 2 b § i den lagen föreskrivs det närmare om behandlingen av personuppgifter i anslutning till Statskontorets uppgift som ansvarig myndighet för administrationen av kommunernas informationsresurs för ekonomisk information och som personuppgiftsansvarig för informationsresursen. Med stöd av 1 mom. i den paragrafen har Statskontoret rätt att behandla sådana personuppgifter som är nödvändiga för utförandet av den här serviceuppgiften och uppgifter som hör till särskilda kategorier av personuppgifter. Statistikcentralen, Institutet för hälsa och välfärd, Utbildningsstyrelsen och finansministeriet har rätt att av Statskontoret få sådana sekretessbelagda uppgifter som är nödvändiga för genomförandet av deras uppgifter. Med stöd av 2 mom. ska behovet att bevara uppgifter som hör till särskilda kategorier av personuppgifter bedömas vart femte år. Enligt 3 mom. ska Statskontoret publicera de uppgifter i informationsresursen för ekonomisk information som inte innehåller personuppgifter i det allmänna datanätet. Enligt 4 mom. tas det inte ut avgift för användning av informationsresursen för ekonomisk information. 

I 2 c § i lagen om statskontoret föreskrivs det närmare om dataskyddet för och behandlingen av personuppgifter i anslutning till Statskontorets uppgift att producera analys- och rapporteringstjänster inom statsförvaltningen för statsrådet till stöd för beredningen och beslutsfattandet. Enligt paragrafens 2 mom. får sådana uppgifter enligt artikel 9 i den allmänna dataskyddsförordningen som hör till särskilda kategorier av personuppgifter inte lämnas ut. Uppgifter om hur länge en frånvaro på grund av sjukdom, yrkessjukdom eller olycksfall i arbetet fortgått får dock lämnas ut. Vid behandlingen av uppgifter ska lämpliga skyddsåtgärder iakttas. Uppgifterna ska pseudonymiseras innan de överförs för analys. De uppgifter som publiceras ska anonymiseras eller aggregeras så att enskilda personer inte kan identifieras utifrån dem. Med stöd av 3 mom. är Statskontoret personuppgiftsansvarig med avseende på de uppgifter som det har fått med stöd av 1 mom. 

2.6  Anordnande av statens gemensamma informations- och kommunikationstekniska tjänster

Avsikten med lagen om anordnande av statens gemensamma informations- och kommunikationstekniska tjänster (1226/2013) är att effektivisera statens informations- och kommunikationstekniska funktioner, förbättra de informations- och kommunikationstekniska tjänsternas kvalitet och interoperabilitet samt förbättra kostnadseffektiviteten och styrningen när det gäller produktionen av dessa tjänster. Genom lagen förtydligas strukturerna för anordnandet av statens informations- och kommunikationsteknik genom administrativ samordning av statens informations- och kommunikationstekniska funktioner. Genom lagen skapas dessutom ramar för anordnandet av enhetlig produktion och användning av statens gemensamma informations- och kommunikationstekniska tjänster. Om inte något annat föreskrivs i den lagen, tillämpas informationshanteringslagen på styrningen av informationshanteringen inom den offentliga förvaltningen och på främjandet och säkerställandet av informationssystemens interoperabilitet. 

I 2 § finns det bestämmelser om statens gemensamma informations- och kommunikationstekniska tjänster. Dessa är tjänster för vars anordnande statliga myndigheter svarar och som allmänt och i stor omfattning används eller är avsedda att användas som stöd vid skötseln av offentliga förvaltningsuppgifter, som inte kräver branschspecifika lösningar eller betydande branschspecifikt kunnande och som grundar sig på allmänt använda informations- och kommunikationstekniska lösningar. Statens gemensamma informations- och kommunikationstekniska tjänster omfattar gemensamma grundläggande informationstekniktjänster och gemensamma informationssystemtjänster. Med gemensamma grundläggande informationstekniktjänster avses fysisk utrustning, program som krävs för utrustningens funktion, datakommunikations- och kommunikationstjänster samt därmed anknutna helheter av infrastruktur- och stödtjänster. Med gemensamma informationssystemtjänster avses sådana informationssystem och därmed anknutna tjänster som stöder skötseln av offentliga förvaltningsuppgifter eller likartad verksamhet inom olika organisationer. De gemensamma tjänsterna ska vara kostnadseffektiva, allmänt tillämpliga för sitt användningsändamål, välfungerande, tillförlitliga, användarvänliga och tillgängliga samt tillhandahållas jämlikt inom hela landet. De gemensamma tjänsterna ska vara förenliga med den övergripande arkitekturen för statens informationsförvaltning och med beskrivningarna och definitionerna av interoperabiliteten samt uppfylla behövliga krav på informationssäkerhet och beredskap. Närmare bestämmelser om de gemensamma tjänsterna, om de kvalitetskrav som avses i 3 mom. och om förfarandena för verifiering av kvaliteten och kostnadseffektiviteten har utfärdats genom statsrådets förordning om anordnande av statens gemensamma informations- och kommunikationstekniska tjänster (132/2014). 

I 3 § finns det närmare bestämmelser om skyldigheten att använda gemensamma tjänster. Statliga ämbetsverk och inrättningar ska använda gemensamma grundläggande informationstekniktjänster och gemensamma informationssystemtjänster, om inte organisationen nödvändigtvis måste använda andra tjänster i sin verksamhet eller i en del av den på grund av statens övergripande arkitektur, sådana åtgärder i anslutning till informationsförvaltningen som behövs med tanke på enhetlig verksamhet, de informations- och kommunikationstekniska tjänsternas interoperabilitet eller omständigheter som avses i 2 § 3 mom. Efter att ha hört det berörda ministeriet och den kunddelegation som avses i 11 § fattar finansministeriet beslut om kundens rätt att använda andra tjänster än gemensamma tjänster. Om finansministeriet och det berörda ministeriet är av olika åsikt, fattas beslutet av statsrådet. Närmare organisations-, verksamhets- eller tjänstespecifika bestämmelser om minimianvändningen av gemensamma tjänster utfärdas genom förordning av statsrådet. 

Enligt 4 § har finansministeriet till uppgift att styra anordnandet av statens gemensamma informations- och kommunikationstekniska tjänster och tjänsternas kvalitet samt tjänsternas interoperabilitet och förenlighet med den övergripande arkitekturen. Finansministeriet svarar för den allmänna administrativa och strategiska styrningen av produktionen av de gemensamma tjänster som avses i lagen samt för styrningen av den informations- och kommunikationstekniska aktionsberedskapen, övriga beredskapen och säkerheten.  

Närmare bestämmelser om gemensamma informationssystemtjänster och användning av gemensamma tjänster har utfärdats genom statsrådets förordning om anordnande av statens gemensamma informations- och kommunikationstekniska tjänster. Enligt 2 § i statsrådets förordning omfattar statens gemensamma informationssystemtjänster bland annat ärendehanteringssystemtjänsterna och informationslagringstjänsterna. Med stöd av 6 § i förordningen tillsätter finansministeriet en kunddelegation, som stöder statens center för informations- och kommunikationsteknik, nedan Valtori, kundstyrning och utvecklandet av servicecentrets verksamhet, för fyra år i sänder. I kunddelegationen ingår åtminstone en företrädare för varje förvaltningsområde och en företrädare för servicecentret. 

Enligt 13 § i statsrådets förordning gäller det användningsåläggande som avses i 3 § 1 mom. i lagen om anordnande av statens gemensamma informations- och kommunikationstekniska tjänster de tjänster som avses i 5 § 1 mom. Med stöd av detta gäller användningsskyldigheten därmed endast de grundläggande informationstekniktjänster som Valtori producerar och utvecklar. 

3.1  Allmänna målsättningar för projektet för utveckling och digitalisering av statsunderstödsverksamheten

De allmänna målsättningarna för det av finansministeriet den 8 mars 2019 tillsatta projektet för utveckling och digitalisering av statsunderstödsverksamheten för hela statsförvaltningen beskrivs i avsnitt 1. Målet för projektet är att öka statsunderstödsverksamhetens påverkan, transparens, effektivitet och enhetlighet. 

Inom projektet för utveckling och digitalisering av statsunderstödsverksamheten görs en bedömning av statsunderstödsverksamheten, förnyas dess verksamhetsmodell och utvecklas till stöd för den en informationsresurs för statsunderstödsverksamheten med tillhörande tjänster, som är avsedda att ersätta statsbidragsmyndigheternas existerande elektroniska tjänster för uträttande av ärenden inom statsunderstödsverksamheten och andra motsvarande tjänster antingen delvis eller helt. Utöver en digitaliserad statsunderstödsprocess med fokus på kunden ingår i den verksamhetsmodell som täcker hela statsförvaltningen också nya sätt att förbättra statsunderstödsverksamhetens smidighet och påverkan. Avsikten är att statsbidragsmyndigheterna stegvis övergår till den nya verksamhetsmodellen och att de tar i bruk den föreslagna informationsresursen och tjänsterna i anslutning till den under de närmaste åren. 

Avsikten med den nya modellen för statsunderstödsverksamheten och den informationsresurs med tillhörande tjänster som stöder den är att främja en god och öppen förvaltning och förbättra tillgången till och användningen av information som uppstår i statsunderstödsverksamheten. Avsikten är dessutom att säkra att besluten om statsunderstöd är transparenta och rättvisa. Den nya verksamhetsmodellen minskar överlappande understöd, förbättrar ändamålsenlig allokering av statsunderstöden samt stärker förutsättningarna för strategisk styrning och statsunderstödens samhälleliga påverkan. Vidare önskar man förtydliga statsunderstödens ställning som medel för den politiska styrningen.  

Inom projektet publicerades i februari 2022 en handbok för en nätverksbaserad verksamhetsmodell inom statsunderstödsverksamheten (Valtionavustustoiminnan verkostomainen toimintamalli -opas, tillgänglig endast på finska). För främjandet av en god och öppen förvaltning ingår i handboken ett allmänt avsnitt om rättsprinciperna för förvaltningen och om förvaltningsförfarandet, som baseras på rättspraxis i fråga om statsunderstöd och på de högsta laglighetsövervakarnas avgöranden. I utbildningen vid ibruktagandet av nya tjänster ingår dessutom en helhet som gäller god förvaltning och som riktar sig både till de sakkunniga vid statsbidragsmyndigheterna och till ledningen. Förvaltningsfrågor och juridiska frågor i anslutning till statsunderstöd beaktas även i statsbidragsmyndigheternas ibruktagandeprojekt. 

Till följd av de beskrivna målsättningarna är strävan med statsunderstödsverksamhetens utvecklings- och digitaliseringsprojekt att främja samarbetet mellan olika statsbidragsmyndigheter och hitta olika alternativ för en tydligare beskrivning av den offentliga finansieringen. Avsikten är att ministeriernas nuvarande behörighet i statsunderstödsfrågor inom respektive sektor inte förändras. 

3.2  Utveckling av utvärderingen av statsunderstödsverksamhetens påverkan

Målet med den nya modellen för statsunderstödsverksamheten och med den informationsresurs för statsunderstödsverksamheten med tillhörande tjänster som stöder modellen är att bidra till en förståelse för användningen av statsunderstöden och till att statsunderstöden allokeras på ett nytt sätt. Den nya verksamhetsmodellen styr utvecklingen mot utvärdering av påverkan och mot sektorövergripande samarbete i anknytning till detta. Inom statsunderstödsverksamheten ska man i fortsättningen samla in och behandla strukturell information om fenomen och faktorer som påverkar dessa. Målet är också att informationsresursen för statsunderstödsverksamheten ska kombinera de i dagsläget separata informationskällor som behövs för utveckling av bedömningen av påverkan.  

Det finns olika sätt för bedömning av påverkan. Ett av dem är påverkanskedjan, som underlättar uppställandet av mål och mätningen av dem. Målet är att bygga in en påverkanskedja i den nya digitaliserade statsunderstödsprocessen, varvid bedömningen av påverkan bildar en naturlig del av statsunderstödsverksamheten och av användningen av informationsresursen för statsunderstödsverksamheten med tillhörande tjänster.  

Statsbidragsmyndigheterna utnyttjar påverkanskedjan i sina beskrivningar av den statsunderstödsfinansierade verksamhetens påverkan och vid uppställning av mätbara mål för specifika utlysningar. De som ansöker om statsunderstöd kan också utnyttja den information som uppstår i detta skede eftersom uppställandet av målen grundar sig på samarbete med dem som ansöker om statsunderstöd.  

Avsikten är att beviljarna och mottagarna av understöden ska utnyttja påverkanskedjan också när de tillsammans bedömer hur användningen av de beviljade statsunderstöden främjar samhälleliga ändamål. Avsikten är att den här informationen ska användas för planering av nya statsunderstödsprogram och för utlysande av statsunderstöd, vilket betyder att bedömningen av påverkan i den nya modellen för statsunderstödsverksamheten är kontinuerlig och inte enbart begränsad till användningstiden för statsunderstöden. 

Planeringen av påverkan medför en väsentlig förändring i sättet att tänka inom statsunderstödsverksamheten och ett kunskapsutbyte mellan förvaltningens olika funktioner. Det tar tid att ta i bruk metoder för bedömning av påverkan med tillhörande testning och att samla in information. Därför bör påverkan, utnyttjandet av information om påverkan och det därmed anknutna sektorövergripande samarbetet, i likhet med reformen av den offentliga förvaltningen, ses som en målsättning för hela det innevarande decenniet och som en gemensam satsning inom statsunderstödsverksamheten. 

3.3  Utveckling av statsunderstödsverksamheten i samarbete med understödssökande

I enlighet med strategin för reformering av den offentliga förvaltningen utvecklas statsunderstödsverksamheten i samråd med dem som ansöker om statsunderstöd. Det finns exempelvis i dagsläget onödiga variationer i statsbidragsmyndigheternas statsunderstödspraxis.  

Inom ramen för projektet för utveckling och digitalisering av statsunderstödsverksamheten föreslogs det våren 2021 hur statsunderstödspraxis för organisationer kan utvecklas och harmoniseras. Inom utvecklingsarbetet övergick projektet till genomförandefasen hösten 2021 tillsammans med statsbidragsmyndigheterna och organisationerna. I utvecklingsarbetet beaktas också OECD:s färska rekommendationer om stärkande av verksamhetsförutsättningarna för ett livskraftigt civilsamhälle och förnyandet av finansieringsmodellen i anknytning till intäkterna från penningspelsverksamheten. 

Det har också inletts utredningar om kommunernas statsunderstödspraxis, och resultaten av kartläggningen av nuläget och framtiden för kommunernas statsunderstödsverksamhet publicerades hösten 2021. De utvecklingsförslag som gäller kommunernas statsunderstödspraxis kommer att lämnas våren 2022 inom projektet för utveckling och digitalisering av statsunderstödsverksamheten.  

Inom projektet har man även inlett utredningar om praxis kring statsunderstöd som beviljas privatpersoner. De utvecklingsförslag som gäller praxis i fråga om privatpersoner som ansöker om statsunderstöd kommer att bli klara i januari 2023. 

Arbetet med utvecklingen enligt sökandegrupp fortsätter också senare inom projektet för utveckling och digitalisering av statsunderstödsverksamheten. Avsikten är även att undersöka vetenskapsinstitutens, forskningsorganisationernas och företagens statsunderstödsverksamhet.  

Utvecklingsarbetet enligt sökandegrupp och den gemensamma utvecklingen genererar information för utveckling av en ny modell för statsunderstödsverksamheten. Målet är också att trygga att statsbidragsmyndigheternas statsunderstödspraxis följer principerna för god förvaltning och är tillräckligt enhetlig när de tar i bruk tjänsterna i anslutning till informationsresursen för statsunderstödsverksamheten. För dem som ansöker om statsunderstöd betyder samarbetet mångsidiga interaktionssätt, kompanjonskap och uppbyggande av förtroende. Effektiviteten i och kvaliteten på statsunderstödsprocesserna förbättras då moderna dataanalytiska metoder och de möjligheter som artificiell intelligens erbjuder utnyttjas i beslutsfattandet. Tack vare tjänsterna i anslutning till informationsresursen för statsunderstödsverksamheten minskar mängden administrativt arbete som binds upp i understödsprocessen och understödstagarnas administrativa börda. 

3.4  Utvecklingsmål för lagstiftningen

I dagsläget är informationssystemen för behandling och administration av statsunderstödsärenden oenhetliga, och det finns inga allmänna bestämmelser om informationssystemen eller informationshanteringen i statsunderstödsverksamheten. Därför förutsätter genomförandet av de tjänster som projektet för utveckling och digitalisering av statsunderstödsverksamheten avser att det utfärdas särskilda bestämmelser om informationsresursen för statsunderstödsverksamheten och tjänsterna i anslutning till den samt om de olika myndigheternas befogenheter.  

Det föreslås att de nya bestämmelserna införs i den allmänna statsunderstödslagen, som gäller statsunderstödsverksamheten. Genom bestämmelserna blir det möjligt för de statsbidragsmyndigheter som planerar att uppdatera och utveckla sina informationssystem och digitala tjänster att övergå till användning av tjänsterna i anslutning till den nya informationsresursen för statsunderstödsverksamheten. Det långsiktiga målet bör anses vara att statsbidragsmyndigheterna i så stor omfattning som möjligt övergår till användning av informationsresursen för statsunderstödsverksamheten och av tjänsterna i anslutning till den. 

I samband med projektet har den gällande speciallagstiftningen för olika förvaltningsområden och de förfaranden som gäller statsunderstöden i stor omfattning undersökts i förhållande till den gällande statsunderstödslagen, som är allmän lag. För att harmonisera speciallagstiftningen blir det senare sannolikt nödvändigt att lämna vissa förslag till författningar.  

Målet är att 2022 genomföra inrikesministeriets Brandskyddsfonds utlysning av statsunderstöd som pilotprojekt i informationsresursen för statsunderstödsverksamheten och i tjänsterna i anslutning till den. Avsikten är att pilotprojekten fortsätter med undervisnings- och kulturministeriets och utrikesministeriets utlysningar av statsunderstöd. 

Det allmänna, långsiktiga målet är att informationsresursen med tillhörande tjänster i så stor omfattning och så effektivt som möjligt integreras med de övriga offentliga digitala tjänster som innehåller information om offentlig finansiering eller om mottagare av offentligt stöd. Dessa system omfattar exempelvis kommunernas informationsresurs och kundinformationssystemet enligt lagen om kundinformationssystemet för företagstjänster (293/2017) och informationsresursen för forskningsdata enligt lagen om informationsresursen för forskningsdata (1238/2021). Information som finns i övriga tjänster och deras informationsresurser ska kunna överföras till informationsresursen för statsunderstödsverksamheten via gemensamma gränssnitt, och på motsvarande sätt ska information kunna överföras från informationsresursen för statsunderstödsverksamheten till övriga tjänsters informationsresurser, så att lagring av samma information i separata informationsresurser kan undvikas. I övergångsskedet kommer man ändå inte att helt kunna undvika överlappande lagring av information i separata informationssystem. 

4.1  De viktigaste förslagen

4.2  De huvudsakliga konsekvenserna

5.1  Handlingsalternativen och deras konsekvenser

Inom statsunderstödsverksamhetens utvecklingsprojekt har strävan varit att identifiera sådana möjliga existerande tekniska lösningar med vilka helhetsekonomisk nytta kan uppnås i förhållande till kraven på och tidsschemat för förverkligandet av informationsresursen för statsunderstödsverksamheten och tjänsterna i anslutning till den. Hösten 2019 utfördes inom projektet en utredning av informationssystemen för att klargöra om någon av statens nuvarande lösningar inom statsunderstödsprocesserna skulle kunna fungera som utgångspunkt för utvecklingsarbetet. I utredningen inkluderades också andra lösningar som används inom statsförvaltningen. Inom ramen för beredningen har också olika typer av tekniska plattformlösningars förmåga undersökts både med tanke på de tjänster som krävs och i fråga om kostnadseffekterna för hela livscykeln, och effekterna har beaktats också när det gäller anskaffningen. Slutresultatet av utredningen var att inget av de granskade systemen lämpar sig för den lösning som projektet eftersträvar utan betydande utvecklingsarbete. Därmed gick man in för att utveckla en helt ny systemlösning. 

I samband med beredningen har en närmare bedömning gjorts av karaktären av informationsresursen för statsunderstödsverksamheten med tillhörande tjänster och av deras ställning i förhållande till de författningar som gäller ordnandet av statens gemensamma informations- och kommunikationstekniska lösningar. Innehållsmässigt kan informationsresursen och tjänsterna anses vara en sådan gemensam informationssystemtjänst som avses i de författningarna. Utgående från de föreslagna bestämmelserna kommer skyldigheten att använda de gemensamma tjänsterna dock inte att gälla behandling och administration av statsunderstöd. I synnerhet på längre sikt går det emellertid mycket bra att motivera att man inom statsunderstödsverksamheten i så stor utsträckning som möjligt övergår till användning av ett enhetligt system. Därför har man under beredningen av princip bedömt alternativet att de gällande författningarna om statens gemensamma informations- och kommunikationstekniska tjänster skulle justeras och att de nya bestämmelserna om informationsresursen för statsunderstödsverksamheten på motsvarande sätt i regel till alla delar skulle bli förpliktande för statsbidragsmyndigheterna efter en längre övergångsperiod. Med beaktande av hur splittrade de existerande separata informationssystemen är och hur mycket den tekniska nivån varierar samt vilka kostnader ändringsarbetena skulle föranleda har en närmare bedömning av hur realistiskt ibruktagandet av ett sådant mycket omfattande enhetligt informationssystem är inte kunnat göras i samband med beredningen. Det är sannolikt att man skulle försöka hitta en avsevärd mängd undantag från kravet på att använda de gemensamma tjänsterna, vilket skulle försvaga möjligheterna att uppnå målet inom gränserna för en skälig övergångsperiod. Av dessa orsaker har man vid beredningen gått in för den principiella utgångspunkten att det fortfarande ska vara möjligt att tills vidare använda separata informationssystem för statsunderstödsverksamheten, om statsbidragsmyndigheten klarar av att sköta skyldigheterna i anslutning till lagring av information och informationshantering enligt den föreslagna reformen. 

I samband med beredningen har som alternativ finansieringsmodell granskats en modell grundad på kundavgifter där kostnaderna för den fortlöpande tjänsten efter projektperioden täcks med kundavgifter som tas ut av statsbidragsmyndigheterna. Som betalningsgrund kan i så fall användas exempelvis understödsbeloppen i euro eller antalet understödsbeslut. I beredningen har det dock bedömts att en centraliserad finansieringsmodell är administrativt betydligt enklare samtidigt som den orsakar mindre förvaltningskostnader för Statskontoret, statsbidragsmyndigheterna och andra som med stöd av lag beviljar statsunderstöd. Det är också lättare att stödja ett stegvist ibruktagande av informationsresursen för statsunderstödsverksamheten och mera allmänt styra användningen av det nya systemet med en centraliserad finansieringsmodell. Enligt uppskattning är det inte någon betydande skillnad mellan de två nämnda alternativen med avseende på att det ska vara gratis att använda informationsresursen, hur finansieringsansvaret för bastjänsterna och eventuella myndighetsspecifika specialkostnader fördelas eller hur produktiv informationsresursen är. På dessa grunder bör modellen med centraliserad budgetfinansiering anses vara det bättre motiverade alternativet. 

I samband med beredningen har också en bedömning gjorts av uppgifterna och ansvaret i anslutning till informationsresursen för statsunderstödsverksamheten och tjänsterna i anslutning till den med beaktande av statsrådets kanslis ställning som informationshanteringsenhet i frågor som gäller statsrådets och dess ministeriers gemensamma informationshantering samt det faktum att en betydande andel av samtliga statsunderstöd administreras på ministerierna. Statsrådets kansli fungerar också i enlighet med vad som nämns ovan som arkivbildare för statsrådets och ministeriernas del. Det har inte ansetts nödvändigt med separata bestämmelser på lagnivå om vare sig informationshanteringen och arkiveringen i informationsresursen eller statsrådets kanslis befogenheter. 

5.2  Lagstiftning och andra handlingsmodeller i utlandet

6.1  Remissvar från remissbehandlingen

Utlåtanden om lagförslagen begärdes av ministerierna och av ett stort antal centrala statsbidragsmyndigheter och representanter för sammanslutningar som får statsunderstöd. Förslagen fanns också allmänt tillgängliga i utlåtandetjänsten, så även andra hade möjlighet att ge utlåtanden. Remisstiden gick ut den 5 februari 2021 och totalt 35 utlåtanden lämnades in. 

I alla utlåtanden understöddes de huvudsakliga syftena för genomförande av utvecklingen och digitaliseringen av statsunderstödsverksamheten. Likaså ansågs de föreslagna bestämmelserna om innehållet i och ibruktagandet av informationssystemtjänsterna, statsbidragsmyndigheternas informationshantering samt bevarande och arkivering av uppgifter och handlingar vara motiverade. Det ansågs att förslaget till bestämmelse om behandling av personuppgifter behövs och att förslaget om statsbidragsmyndigheten och Statskontoret som gemensamt personuppgiftsansvariga är motiverat, men i flera utlåtanden önskade man ytterligare förtydliganden av bestämmelserna om befogenheterna för gemensamt personuppgiftsansvariga. I ett flertal utlåtanden önskade man dessutom att den föreslagna bestämmelsen om lagring av särskilda kategorier av personuppgifter ändras så att den i större omfattning täcker grunderna för beviljande av understöd och beloppet, men samtidigt också nödvändiga uppgifter för uppföljningen och övervakningen av användningen av statsunderstödet. 

Förslaget om ändring av lagen om statskontoret inklusive Statskontorets föreslagna nya uppgift som myndighet med ansvar för informationssystemtjänsterna och producent av analys- och rapporteringstjänster inom statsunderstödsverksamheten för statsrådet, ansågs huvudsakligen vara motiverat. I vissa utlåtanden föreslogs det dock att den serviceuppgift som gäller produktion av analys- och rapporteringstjänsterna samt Statskontorets rätt att få tillgång också till sådana sekretessbelagda uppgifter som lagrats i informationssystem uttryckligen bör fastställas i lagen, i stället för att serviceuppgiften och rätten till information i motiveringarna anses vara en följd av andra föreslagna bestämmelser.  

Trots att remissvaren allmänt taget var positiva fanns det i enstaka utlåtanden ett flertal förslag till ändringar av enskilda bestämmelser i propositionen. I många utlåtanden önskade man också kompletteringar av motiveringarna till förslagen exempelvis i fråga om gränserna för myndigheternas befogenheter, statsunderstödsverksamhetens kommande finansiering och styrning samt beskrivningen av lagstiftningsordningen. 

I ett flertal utlåtanden lyftes det fram frågor om de föreslagna informationssystemtjänsternas förhållande till och kompatibilitet med de övriga separata informationssystemen och ärendehanteringssystemen i anknytning till administrationen av statsunderstöd och statliga stöd. Statsrådets kansli förutsatte i sitt utlåtande att handlingar som kommer in till ministerierna registreras i statsrådets gemensamma register, som vid behov kan innehålla underregister. I utlåtandet förutsatte man dessutom att det ska gå att automatiskt överföra uppgifter om pågående ärenden och handlingar i anknytning till dem till statsrådets ärenderegister, också när det gäller statsunderstödsprocesser som behandlas av ministerierna. I utlåtandena från vissa ministerier som administrerar statliga stöd föreslogs det att det bör finnas en gränssnittslösning eller annan teknisk lösning mellan statsunderstödsverksamhetens webbtjänster och de informationssystem som används vid administrationen av EU-statstöden med vilken man kunde undvika dubbel lagring i olika informationssystem av de uppgifter och handlingar som gäller statsunderstöd. 

Justitiekanslern ombads i november 2021 lämna ett ställningstagande till utkastet till proposition avseende förhandskontroll av lagligheten. I sitt ställningstagande förutsatte justitiekanslern att motiveringen och avsnittet om lagstiftningsordningen skulle preciseras i fråga om vilka lagar som berörs av uppgifterna och tjänsterna i anslutning till informationsresursen och för vilka ändamål informationen används i olika uppgifter. Vidare förutsattes det att bestämmelsen om Statskontorets rätt att få information i anslutning till produktionen av analys- och rapporteringstjänster skulle preciseras. Det förutsattes även en precisering av det i statsunderstödslagen föreslagna bemyndigandet att utfärda förordning, som gäller de uppgifter som lagras i informationsresursen, och av bestämmelsen om sökning av personuppgifter i informationstjänsten. Det förutsattes att det i propositionens motivering närmare behandlas vilka risker det medför att personuppgifterna samlas samt hur uppgifterna färdas. Justitiekanslern ansåg det även motiverat att regeringen önskar att grundlagsutskottet ger ett utlåtande om propositionen.  

I januari 2022 ordnades för statsbidragsmyndigheter och andra som med stöd av lag beviljar statsunderstöd ett diskussionsmöte om utkastet till statsrådets förordning om de minimiuppgifter som ska lagras i informationsresursen för statsunderstödsverksamheten. Vid mötet togs det särskilt upp frågor som gällde gränserna för förordningens tillämpningsområde, förhållandet mellan allmän lag och speciallag, eventuellt lämnande av överlappande uppgifter till två olika informationsresurser samt den övergångstid efter vilken skyldigheten att lämna minimiuppgifter träder i kraft. 

6.2  Centrala ändringar utgående från remissvaren och andra ändringar under den fortsatta beredningen

Utgående från den influtna responsen har lagförslagen preciserats till vissa delar. Den bestämmelse om behandling av personuppgifter som föreslås i statsunderstödslagen har justerats så att befogenhetsgränserna mellan statsbidragsmyndigheten och Statskontoret fastställs så exakt som möjligt, och gränsdragningen mellan de personuppgiftsansvariga kan inte hänga på ett avtal mellan parterna. Den föreslagna bestämmelsen om rätt att lagra nödvändiga uppgifter om statstunderstödssökandes eller statsunderstödstagares period med sjukfrånvaro eller tillfällig vårdledighet har avlägsnats, eftersom det vid den fortsatta beredningen har bedömts att statsunderstödslagens bestämmelser om statsbidragsmyndigheternas rätt att få uppgifter och om utlämnande av uppgifter inte behöver ändras. Däremot föreslås en allmän bestämmelse enligt vilken uppgifter som hör till särskilda kategorier av personuppgifter får lagras i informationsresursen.  

Den föreslagna bestämmelsen om arkivering av uppgifter och handlingar som lagrats i informationsresursen har ändrats så att den innehåller en separat bestämmelse om bevaringstiderna för uppgifter och handlingar om negativa statsunderstödsbeslut. Dessutom har ordalydelsen i bestämmelsen om framställande av förslag om arkivering av uppgifter och handlingar ändrats så att den bättre beskriver förhållandet mellan Statskontorets och statsbidragsmyndighetens befogenheter och så att det i sista hand är statsbidragsmyndigheten som fattar beslut om att föreslå arkivering. 

Begreppen kring de minimiuppgifter som ska lämnas för lagring i informationsresursen för statsunderstödsverksamheten har förtydligats. När det gäller ansökan om och beviljande av statsunderstöd som beviljas av Europeiska unionens medel går det inte att undvika att samma uppgifter till viss del lagras i två separata informationsresurser. När det gäller dessa fall är avsikten emellertid att genom förordning föreskriva om mer begränsade minimiuppgifter än i fråga om andra statsunderstöd, så att det uppstår så lite extra administrativt arbete som möjligt på grund av skyldigheten att lämna minimiuppgifter. 

Det förslag till ändring av lagen om statskontoret som gäller den nya serviceuppgift som föreslås för Statskontoret har ändrats så att produktion av analys- och rapporteringstjänster inom statsunderstödsverksamheten till stöd för beredningen och beslutsfattandet uttryckligen nämns utöver de analys- och rapporteringstjänster inom statsförvaltningen som redan i nuläget ingår. De föreslagna bestämmelserna om Statskontorets rätt att få uppgifter och om behandling av personuppgifter har ändrats. Statskontorets rätt att få uppgifter som är nödvändiga för produktionen av analys- och rapporteringstjänster ska uttryckligen gälla också informationsresursen för statsunderstödsverksamheten och de uppgifter om statsunderstödsverksamheten som ingår i register som förs av statsbidragsmyndigheterna och andra som med stöd av lag beviljar statsunderstöd. Till lagen har fogats en bestämmelse om Statskontorets rätt att trots sekretessbestämmelserna behandla sådana uppgifter som är nödvändiga för förvaltningen av informationsresursen för statsunderstödsverksamheten med tillhörande tjänster.  

Utöver de beskrivna justeringarna i de föreslagna bestämmelserna har också motiveringarna till förslaget på flera punkter ändrats och kompletterats utgående från responsen i utlåtandena. Dessa uppdateringar gäller bland annat förhållandet mellan informationsresursen för statsunderstödsverksamheten med tillhörande tjänster och statsrådets ärendehanteringssystem, statsrådets kanslis befogenheter i egenskap av ansvarig myndighet för informationshanteringen inom hela statsrådet samt konsekvenserna av publiceringen av uppgifter om statsunderstöd. Den del av motiveringen som gäller lagförslagens lagstiftningsordning har kompletterats på många punkter. Kompletteringarna gäller i synnerhet bedömningen av de enskilda bestämmelserna och grunderna för det nationella handlingsutrymmet i fråga om utlämnande av personuppgifter. 

Vid den fortsatta beredningen efter remissbehandlingen har det ansetts nödvändigt att införa närmare bestämmelser om förvaltningen av tjänsten för publicering och användning av uppgifter om statsunderstöd, så att Statskontoret svarar för det informationsmaterial som produceras i den öppna informationstjänsten och publicerar det. Statskontoret ska även vara gemensamt personuppgiftsansvarig med ansvar för all behandling av personuppgifter i den informationstjänsten för statsunderstödsverksamheten. De bemyndiganden att utfärda förordning som föreslås i statsunderstödslagen och vissa föreslagna bestämmelser om skydd av personuppgifter har preciserats med beaktande också av de aspekter justitiekanslern förde fram i sitt ställningstagande. Även terminologin i förslaget har till vissa delar preciserats. 

7.1  Statsunderstödslagen

1 §.Tillämpningsområde. Enligt den gällande paragrafens 3 mom. tillämpas statsunderstödslagen också på sådant statsunderstöd som beviljas för att användas utanför Finland, om inte något annat bestäms i någon annan lag. Om en statsunderstödstagare enligt 2 mom. emellertid är en främmande stat eller dess organ eller en mellanstatlig internationell organisation, tillämpas på statsunderstödet endast 5–8 § samt 11 § 5 mom. De sistnämnda statsunderstöden avser exempelvis statsunderstöd som utrikesministeriet beviljar internationella mellanstatliga organisationer, såsom FN-organ, Världsbanken och andra utvecklingsbanker samt i vissa fall organ i andra stater, såsom ministerier. Processen vid beviljande av dessa understöd avviker på många sätt från det sedvanliga förfarandet vid ansökan om och beviljande av statsunderstöd. Det finns ingen egentlig sådan fas där statsunderstöden utlyses offentligt, utan man avtalar om understödet genom ett finansieringsavtal, som till sin karaktär är ett internationellt förvaltningsavtal och som ingås i utrikesministeriets namn. Dessa rättsförhållanden är förhållanden mellan offentliga folkrättsliga subjekt, och de flesta bestämmelserna i den nationella statsunderstödslagen är inte tillämpliga på rättsförhållanden som gäller denna typ av statsunderstöd. De ovannämnda bestämmelserna i 5–8 § i statsunderstödslagen, som ska tillämpas på understöden, gäller grunderna för beviljande av statsunderstöd, och 11 § 5 mom. gäller statsbidragsmyndighetens möjlighet att med en utländsk statsunderstödstagare ingå ett privaträttsligt avtal om villkoren för användningen av statsunderstödet och för övervakningen av användningen.  

Informationsresursen för statsunderstödsverksamheten och tjänsterna i anslutning till den ska utvecklas till en helhet som omfattar alla typer av statsunderstöd i så stor utsträckning som möjligt. Därför föreslås det att paragrafens 3 mom. ändras så att också de föreslagna 32 a–32 e § tillämpas på sådana statsunderstöd som är avsedda att användas utomlands och som beviljas en främmande stat eller dess organ eller en mellanstatlig internationell organisation. I praktiken är det informationsinnehåll om statsunderstöden som i dessa fall lagras i informationsresursen för statsunderstödsverksamheten mindre omfattande än när det gäller andra statsunderstöd, och det berör främst tjänsten Granskaunderstod.fi.  

6 a kap. Informationsresursen för statsunderstödsverksamheten 

I det föreslagna nya 6 a kap. i statsunderstödslagen ingår 32 a–32 e §, i vilka det föreskrivs om informationsresursen för statsunderstödsverksamheten och tjänsterna i anslutning till den, om lagring av uppgifter i informationsresursen och skyldigheten att lämna minimiuppgifter, om personuppgiftsansvar och informationshantering, om den öppna informationstjänsten för statsunderstödsverksamheten och det informationsmaterial som publiceras i tjänsten samt om bevarande och arkivering av uppgifter.  

De uppgifter som lagras i informationsresursen för statsunderstödsverksamheten innehåller personuppgifter i olika situationer och för olika ändamål. Bestämmelser om behandling och skydd av personuppgifter finns huvudsakligen i EU:s allmänna dataskyddsförordning. Den allmänna utgångspunkten är att det i den nationella lagstiftningen inte ska finnas bestämmelser om sådant som föreskrivs i dataskyddsförordningen. Med beaktande av hur omfattande, exakta och noggrant avgränsade bestämmelserna om skydd av personuppgifter är har det ansetts att mera detaljerade och noggrannare bestämmelser behövs främst när det gäller behandlingen av särskilda kategorier av personuppgifter enligt artikel 9 i dataskyddförordningen. I lagförslaget utnyttjas det nationella handlingsutrymme som grundar sig på artikel 6.3 i den allmänna dataskyddsförordningen till den del förslaget innehåller bestämmelser om behandlingen av personuppgifter. Den föreslagna 32 a § innehåller med stöd av artikel 6.3 specifikare bestämmelser om användningsändamålen för uppgifterna i informationsresursen, om typerna av personuppgifter som behandlas och om behandlingens laglighet i fråga om sammanförande och bearbetning av uppgifter. Regleringen om sammanförande och bearbetning av uppgifter i 32 a § handlar vidare om att det med stöd av artikel 6.3 föreskrivs om de typer av behandling genom vilka man strävar efter att säkerställa uppgifternas riktighet och kvalitet som ett led i laglig och rättvis behandling av uppgifter. Till denna del preciserar regleringen principerna för uppgiftsminimering och riktighet, som föreskrivs i artikel 5 i dataskyddsförordningen. Den föreslagna 32 d § innehåller med stöd av artikel 6.3 närmare reglering om publicering av personuppgifter. I den föreslagna 32 e § utfärdas med stöd av artikel 6.3 reglering som preciserar principen för lagringsminimering enligt artikel 5.1 e i dataskyddsförordningen. Den föreslagna reglering som preciserar dataskyddsförordningen har bedömts vara proportionell och uppfylla ett mål av allmänt intresse, i och med att syftet är att inrätta en omfattande informationsresurs för statsunderstödsverksamheten och tjänster i anslutning till den.  

Behandlingen av personuppgifter i informationsresursen för statsunderstödsverksamheten och i tjänsterna i anslutning till den grundar sig på artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen. Det handlar alltså om behandling som behövs för fullgörandet av den personuppgiftsansvariges lagstadgade skyldigheter, eftersom det föreslås att lagen ska innehålla bestämmelser om lagstadgade uppgifter för statsbidragsmyndigheterna och andra som med stöd av lag beviljar statsunderstöd samt för Statskontoret.  

I det föreslagna 6 a kap. i statsunderstödslagen föreskrivs det vidare om personuppgiftsansvariga och gemensamt personuppgiftsansvar. Enligt dataskyddsförordningen avser personuppgiftsansvarig en fysisk eller juridisk person, offentlig myndighet, institution eller annat organ som ensamt eller tillsammans med andra bestämmer ändamålen och medlen för behandlingen av personuppgifter; om ändamålen och medlen för behandlingen bestäms av unionsrätten eller medlemsstaternas nationella rätt kan den personuppgiftsansvarige eller de särskilda kriterierna för hur denne ska utses föreskrivas i unionsrätten eller i medlemsstaternas nationella rätt. Således lämnar artikel 4.7 nationellt handlingsutrymme att föreskriva om den personuppgiftsansvarige. I artikel 26.1 i dataskyddsförordningen finns bestämmelser om förfarandet i situationer med gemensamt personuppgiftsansvariga. Om två eller fler personuppgiftsansvariga gemensamt fastställer ändamålen med och medlen för behandlingen ska de vara gemensamt personuppgiftsansvariga. Gemensamt personuppgiftsansvariga ska under öppna former fastställa sitt respektive ansvar för att fullgöra skyldigheterna enligt förordningen, särskilt vad gäller utövandet av den registrerades rättigheter och sina respektive skyldigheter att tillhandahålla den information som avses i artiklarna 13 och 14, genom ett inbördes arrangemang, såvida inte de personuppgiftsansvarigas respektive skyldigheter fastställs genom unionsrätten eller en medlemsstats nationella rätt som de personuppgiftsansvariga omfattas av. På motsvarande sätt är det möjligt att föreskriva om gemensamt personuppgiftsansvar i enlighet med det handlingsutrymme som artikel 26 medger.  

I den föreslagna 32 c § föreskrivs det med stöd av artiklarna 4.7 och 26 i dataskyddsförordningen om personuppgiftsansvar samt om gemensamt personuppgiftsansvariga och ansvarsfördelningen mellan dem. Bestämmelser som preciserar ansvarsfördelningen mellan de gemensamt personuppgiftsansvariga behövs för att ansvaren i anslutning till behandlingen av personuppgifter ska vara tydliga för den registrerade. 

32 a §.Informationsresursen för statsunderstödsverksamheten. Enligt det föreslagna 1 mom. i paragrafen ska det för administration, insamling och förmedling av den information som gäller statsunderstöd och för effektivisering av övervakningen av användningen av statsunderstöd finnas en informationsresurs för statsunderstödsverksamheten, som stöder den nya digitaliserade statsunderstödsprocessen. Med förmedling av information avses både förmedling av information till andra myndigheter och publicering av information i det allmänna datanätet så att det blir tillgängligt för allmänheten. Statskontoret ska förvalta följande tjänster i anslutning till informationsresursen:  

1) en tjänst för publicering av utlysningar av statsunderstöd och för uträttande av ärenden (Sokunderstod.fi)  

2) en tjänst för publicering och användning av uppgifter om statsunderstöd (Granskaunderstod.fi)  

3) en tjänst för behandling och administration av statsunderstöd (Administreraunderstod.fi).  

Samtliga statsbidragsmyndigheters understöd ska utlysas i tjänsten Sokunderstod.fi. Tjänsten ska användas för att ansöka om understöd och kommunicera elektroniskt med statsbidragsmyndigheten eller den som med stöd av lag beviljar statsunderstöd. Om statsbidragsmyndigheten eller den som med stöd av lag beviljar statsunderstöd inte använder tjänsten Administreraunderstod.fi, ska tjänsten Sokunderstod.fi styra över sökandena till statsbidragsmyndighetens eller den andra statsunderstödsbeviljarens egen elektroniska tjänst.  

Tjänsten Granskaunderstod.fi förbättrar transparensen i och möjligheterna att utnyttja information i anknytning till statsunderstödsverksamheten. Genom tjänsten kommer medborgare, medier, myndigheter och forskare åt att följa med vart och för vilket ändamål statsunderstöd har beviljats. Tjänsten Sokunderstod.fi och tjänsten Granskaunderstod.fi är myndigheters digitala tjänster, på vilka tillämpas lagen om tillhandahållande av digitala tjänster (306/2019). Tjänsten Granskaunderstod.fi utgör samtidigt en öppen informationstjänst för statsunderstödsverksamheten. Närmare bestämmelser om de uppgifter som ska publiceras i tjänsten föreslås i den nya 32 d § i statsunderstödslagen. 

Till sin karaktär avviker tjänsten Administreraunderstod.fi från de två förstnämnda, och den är endast avsedd för statsbidragsmyndigheterna och andra som med stöd av lag beviljar statsunderstöd. I framtiden bildar den här tjänsten en enhetlig och så heltäckande helhet som möjligt, som statsbidragsmyndigheterna och andra som med stöd av lag beviljar statsunderstöd kan använda bland annat för behandling av ansökningar, beslut och utbetalningar. Tjänsten är, till skillnad från de två ovannämnda tjänsterna, avsedd som en operativ tjänst avsedd för statsbidragsmyndigheterna, där statsunderstödsärenden behandlas och där användningen av beviljade statsunderstöd följs upp och övervakas.  

I paragrafens 2 mom. föreslås det allmänna bestämmelser om innehållet i och karaktären av de uppgifter som ska lagras i informationsresursen för statsunderstödsverksamheten. I informationsresursen lagras sådana uppgifter om ansökan om och beviljande, utbetalning, användning och övervakning av statsunderstöd samt om återbetalning och återkrav av statsunderstöd som behövs för skötsel av de uppgifter som avses i lagen. Innehållet i de lagrade uppgifterna kan i viss mån variera beroende på statsunderstödsslaget och ändamålet med statsunderstödet. På längre sikt är målet dock att utveckla uppgifternas innehåll så att det är möjligt att bättre än i nuläget följa upp och utvärdera att statsunderstöden har allokerats effektivt och på ett ändamålsenligt sätt.  

Det finns i regel inget behov av att behandla och lagra uppgifter som hör till särskilda kategorier av personuppgifter i samband med statsunderstödsverksamheten. Vid administrationen av statsunderstöd kan det ändå uppstå situationer där statsbidragsmyndigheten behöver behandla uppgifter som hör till särskilda kategorier av personuppgifter. Ett exempel på en sådan situation är om utbetalningen av ett stipendium avbryts med anledning av att mottagaren blir föräldraledig. I en sådan situation grundar sig behandlingen av uppgifter som hör till särskilda kategorier av personuppgifter på 6 § i dataskyddslagen. Det är också möjligt att bestämmelser om behandlingen av särskilda kategorier av personuppgifter finns i speciallagstiftning. Eftersom administrationen av statsunderstöd således kan vara förenad med nödvändig behandling av särskilda kategorier av personuppgifter, föreskrivs det i det föreslagna 2 mom. att det i informationsresursen får lagras sådana uppgifter som hör till särskilda kategorier av personuppgifter och som är nödvändiga för behandlingen av statsunderstödsansökningar eller övervakningen av användningen av statsunderstöd. I bestämmelsen specificeras inte vilka särskilda kategorier av personuppgifter som får lagras, eftersom det inte är möjligt att förutse vilka uppgifter som hör till särskilda kategorier av personuppgifter som kan komma att behandlas vid administrationen av statsunderstöd. Vad gäller skyddsåtgärder föreskrivs det i den föreslagna 32 c § om myndigheternas ansvar i fråga om skydd för uppgifter och i 32 e § om begränsningar av bevaringstiden för uppgifter som hör till särskilda kategorier av personuppgifter. I den föreslagna regleringen om särskilda kategorier av personuppgifter handlar det om att med stöd av artikel 9.2 g i den allmänna dataskyddsförordningen skapa en rättslig grund för lagring av särskilda kategorier av personuppgifter i informationsresursen för statsunderstödsverksamheten i fall där det för administrationen av ett visst statsunderstödsärende är nödvändigt att lagra uppgifterna och där behandlingen av uppgifterna baserar sig på 6 § i dataskyddslagen eller på speciallagstiftning. Avsikten är inte att bestämmelsen ska utgöra en allmän rättslig grund för behandling av särskilda kategorier av personuppgifter vid administrationen av statsunderstöd. Statsbidragsmyndigheterna och de som med stöd av lag beviljar statsunderstöd ska i regel svara för innehållet i och riktigheten av de uppgifter som ska lagras i informationsresursen för statsunderstödsverksamheten. Eftersom väldigt många olika aktörer ska kunna lagra uppgifter i informationsresursen och eftersom en viss sökande eller mottagare av statsunderstöd kan ha flera statsunderstödsansökningar eller mottagna statsunderstöd, blir det utmanande att upprätthålla kvaliteten och riktigheten av uppgifterna i informationsresursen. Utmaningarna gäller i synnerhet tjänsten Granskaunderstod.fi, i fråga om vilken Statskontoret ska svara för de uppgifter som publiceras på det sätt som föreslås i 32 d §. Därför behöver även de förfaranden och behörigheter uppmärksammas med hjälp av vilka kvaliteten och riktigheten av uppgifterna i informationsresursen kan främjas.  

Enligt det föreslagna 3 mom. får Statskontoret bearbeta och sammanföra uppgifter som lagrats i informationsresursen i syfte att förbättra uppgifternas kvalitet och användbarhet. Bearbetning av uppgifterna avser förbättrande av uppgifternas kvalitet på olika sätt. Bearbetningen kan exempelvis innebära att uppgifter som gäller ett visst projekt som stöds med statsunderstöd eller en viss sökande eller mottagare av statsunderstöd kan sökas fram bland andra uppgifter än de som ursprungligen lagrats i anslutning till statsunderstödsbeslutet för ett projekt som understötts. Sammanförande av uppgifter avser å sin sida allmänt att uppgifter från flera olika källsystem kopplas till en person med hjälp av en identifikationskod eller någon annan typ av koppling än via personen. Sammanförandet gör det möjligt att få en bättre helhetsbild exempelvis av en enskild statsunderstödstagare eller av innehållet i verksamhet som stöds med ett visst statsunderstöd och av hela statsunderstödsverksamheten. Bearbetningen och sammanförandet av uppgifter är till direkt nytta för uppnåendet av de allmänna målen med projektet för utveckling och digitalisering av statsunderstödsverksamheten, det vill säga bättre kvalitet på uppgifterna, vilket ligger i såväl det allmännas och statsbidragsmyndigheternas som statsunderstödssökandenas och -tagarnas och även intresserade mediers och allmänhetens intresse. Avsikten med förslaget är inte att ändra den skyldighet att se till att uppgifterna är riktiga som den personuppgiftsansvarige har direkt med stöd av dataskyddsförordningen.  

32 b §.Lagring och lämnande av uppgifter om statsunderstödsverksamheten. I fortsättningen ska informationsresursen för statsunderstödsverksamheten och tjänsterna i anslutning till den utvecklas i samarbete med statsbidragsmyndigheterna, de som med stöd av lag beviljar statsunderstöd, de organisationer som ansöker om statsunderstöd samt serviceproducenten, det vill säga Statskontoret. Det långsiktiga målet är att de olika statsbidragsmyndigheterna och andra som med stöd av lag beviljar statsunderstöd ska avstå från användningen av de nuvarande egna separata informationssystemen för statsunderstöd. Utveckling av nya separata informationssystem avsedda för behandling av statsunderstöd eller betydande omarbetning av existerande system ska inte längre finansieras. Det är visserligen inte i praktiken möjligt att helt frångå de separata systemen för behandling av statsunderstöd under en på förhand fastställd övergångsperiod efter ibruktagandet av den nya informationsresursen med tillhörande tjänster. Det väsentliga är dock att de uppgifter som lagrats i de separata systemen för behandling av statsunderstöden kan lagras i informationsresursen för statsunderstödsverksamheten och att alla författningar som gäller hanteringen av uppgifter om statsunderstöd och myndigheternas skyldigheter iakttas. Strävan är att i framtiden göra informationsresursen för statsunderstödsverksamheten så heltäckande som möjligt genom att i systemet i regel inkludera all information om samtliga statsunderstöd av olika slag och samtliga statsunderstöd beviljade inom olika förvaltningsområden. Därför föreslås det i 1 mom. för tydlighetens skull närmare bestämmelser om lagringen av uppgifter i informationsresursen.  

Om en statsbidragsmyndighet eller en annan aktör som med stöd av lag beviljar statsunderstöd använder den tjänst för behandling och administration av statsunderstöd som avses i den föreslagna 32 a § 1 mom. 3 punkten, lagrar den de uppgifter som anges i 32 a § 2 mom. direkt i informationsresursen för statsunderstödsverksamheten när den använder tjänsten. En sådan statsbidragsmyndighet eller annan aktör som med stöd av lag beviljar statsunderstöd som fortsätter använda sitt eget system för behandling och hantering av statsunderstöd i stället för tjänsten Administreraunderstod.fi ska däremot lämna de minimiuppgifter om statsunderstödsverksamheten, som gäller de statsunderstöd som den har utlyst eller beviljat, till Statskontoret för lagring i informationsresursen.  

Det är inte möjligt att förutse eller föreskriva detaljerat hurdana uppgifter som ska lagras i informationsresursen när tjänsten Administreraunderstod.fi används. Utgångspunkten är dock att alla uppgifter som anges i det föreslagna 32 a § 2 mom. ska lagras i informationsresursen och att uppgifternas närmare innehåll grundar sig på de särskilda bestämmelser som tillämpas i det aktuella statsunderstödsärendet. I de fall där en statsbidragsmyndighet eller en annan aktör som med stöd av lag beviljar statsunderstöd fortsätter använda sitt eget system för behandling och hantering av statsunderstöd är det däremot möjligt och behövligt att utfärda närmare bestämmelser om de minimiuppgifter som ska lämnas till Statskontoret för lagring i informationsresursen för statsunderstödsverksamheten. Ett allmänt mål är att informationsresursen ska innehålla tillräckligt omfattande grunduppgifter om alla slag av statsunderstödsverksamhet. Skyldigheten att lämna uppgifter bör ändå gälla bara de mest nödvändiga uppgifterna, så att det administrativa extra arbetet blir så litet som möjligt. I paragrafens 2 mom. föreslås det därför separata bestämmelser om de minimiuppgifter om statsunderstödsverksamheten som omfattas av skyldigheten att lämna uppgifter. Personuppgifter som ska lagras i informationsresursen är namn och personbeteckning för fysiska personer som är statsunderstödssökande och statsunderstödstagare samt statsunderstödets ändamål och det geografiska område inom vilket statsunderstödet ska användas. Bestämmelser om de andra minimiuppgifter om utlysningar av statsunderstöd och deras adressuppgifter, om identifiering av statsunderstödsansökningar och statsunderstödsbeslut, om statsunderstödsärenden, om sökande och mottagare av statsunderstöd och om statsunderstödsbeslut som ska lämnas för lagring i informationsresursen samt närmare bestämmelser om tiden och sättet för lämnande av uppgifterna utfärdas genom förordning av statsrådet. 

Eftersom en övergångsperiod behövs, föreslås det att skyldigheten att lämna uppgifterna ska träda i kraft först vid ingången av oktober 2023, vilket föreskrivs särskilt i ikraftträdandebestämmelsen. Statsbidragsmyndigheten eller den som med stöd av lag beviljar statsunderstöd ska lämna uppgifterna om utlysningar av statsunderstöd via användargränssnittet för tjänsten Administreraunderstod.fi genom att skapa en ny utlysning och tillhandahålla en länk till sin egen elektroniska tjänst. Uppgifterna om statsunderstödsärenden och statsunderstödsbeslut ska lämnas antingen med en överföringsfil, där uppgifterna också överförs via användargränssnittet för tjänsten Administreraunderstod.fi, eller alternativt genom användning av ett gränssnitt där statsbidragsmyndighetens eller den andra aktörens system automatiskt sköter om att uppgifterna lagras via gränssnittet för informationsresursen för statsunderstödsverksamheten. Utgångspunkten är att lämnandet av uppgifterna i båda fallen sker via tjänsten Administreraunderstod.fi, där den statsbidragsmyndighet eller andra aktör som använder sitt eget informationssystem i vilket fall som helst ska operera för att uppgifterna om utlysningarna ska bli synlig i tjänsten Sokunderstod.fi. I praktiken ska det finnas flera olika alternativ för lämnandet av uppgifterna för att det ska vara så flexibelt som möjligt också för den som lämnar uppgifter. I början lämnas majoriteten av uppgifterna sannolikt med en överföringsfil som exempelvis Excel- eller CSV-fil, men senare är målet att förenkla processen och få uppgifterna att överföras automatiskt från statsbidragsmyndighetens eller den andra aktörens eget system till informationsresursen för statsunderstödsverksamheten. Det sistnämnda förfarandet kräver att ändringar görs i informationssystemet hos den statsbidragsmyndighet eller aktör som lämnar uppgifterna och kan i viss mån också orsaka kostnader. 

Utgångspunkten är att man vid ibruktagandet av informationsresursen för statsunderstödsverksamheten med tillhörande tjänster i så stor utsträckning och så snabbt som möjligt ska övergå till de digitala tjänsterna och frångå pappershandlingar. I samband med reformen ställs ändå inte något absolut allmänt krav på att statsunderstödsansökningar eller andra uppgifter om sökandena ska lämnas in via digitala tjänster. Det är alltså möjligt att ansökningar i pappersform fortsättningsvis lämnas i statsunderstödsprocessen. Det är också möjligt att pappersansökningar lämnas till någon annan än den behöriga statsbidragsmyndigheten, exempelvis Statskontoret eller någon annan statsbidragsmyndighet. Avsikten är att ansökningarna i sådana fall ska överföras till den behöriga statsbidragsmyndigheten, som ska ha ett allmänt ansvar för att de handlingar och uppgifter som inkommit lagras i informationsresursen för statsunderstödsverksamheten eller för att minimiuppgifterna lämnas till Statskontoret för lagring i informationsresursen. 

32 c §.Personuppgiftsansvarig och informationshantering i fråga om informationsresursen för statsunderstödsverksamheten. I statsunderstödsverksamheten är statsbidragsmyndigheten eller den som med stöd av lag beviljar statsunderstöd i första hand den myndighet som svarar för informationshanteringen samt personuppgiftsansvarig enligt dataskyddsförordningen. Administrativt är det dock ändamålsenligt att Statskontoret i egenskap av den myndighet som förvaltar informationsresursen för statsunderstödsverksamheten och tjänsterna i anslutning till den centraliserat sköter vissa av de uppgifter som enligt informationshanteringslagen faller på informationshanteringsenheten. Det föreslås att närmare bestämmelser om gemensamt personuppgiftsansvariga införs i paragrafens 1 och 2 mom. Enligt det föreslagna 1 mom. svarar Statskontoret särskilt för den tekniska funktionen och användbarheten i informationsresursen och i tjänsterna i anslutning till den samt för det tekniska gränssnittet för lagring av uppgifter och lämnande, behandling och utlämnande av minimiuppgifter. Statskontoret ska även svara för integriteten och bevarandet av uppgifterna. Statskontoret ska dessutom svara för de myndighetsuppgifter som föreskrivs i 13 § 2–5 mom. och 14, 15 och 17 § i informationshanteringslagen och för andra motsvarande tekniska uppgifter i anknytning till informationshantering. Det föreslås att särskilda bestämmelser om Statskontorets uppgift som ansvarig myndighet för administrationen av informationsresursen och tjänsterna i anslutning till den införs i 2 § i lagen om statskontoret. I praktiken ska Statskontoret också svara för utvecklingen av produktionen av de informationssystemtjänster som stöder statsunderstödsverksamheten och för de allmänna operativa statsunderstödstjänsterna. Statskontoret ska däremot inte svara för sådana uppgifter inom statsunderstödsverksamheten som i praktiken är fast knutna till de lagstadgade uppgifterna för statsbidragsmyndigheterna eller de som med stöd av lag beviljar statsunderstöd eller för sådana uppgifter inom statsunderstödsverksamheten som kräver sakkunskap om innehållet i det aktuella statsunderstödssystemet. Statskontoret ska därmed i praktiken exempelvis inte sköta uppgifter i anknytning till behandlingsprocessen för statsunderstöden, exempelvis granskning av uppgifterna i understödsansökningar som lämnats in per e-post eller på papper och lagring av dem i informationsresursen för statsunderstödsverksamheten.  

I paragrafens 2 mom. föreskrivs det enligt förslaget om ansvar och uppgifter för statsbidragsmyndigheterna och de som med stöd av lag beviljar statsunderstöd i egenskap av gemensamt personuppgiftsansvariga och inom informationshanteringen. Statsbidragsmyndigheterna och andra som med stöd av lag beviljar statsunderstöd ska svara för de uppgifter som inte föreskrivs för Statskontoret i 1 mom. Statsbidragsmyndigheten eller den som med stöd av lag beviljar statsunderstöd ska, när det gäller dess egen statsunderstödsverksamhet, tillgodose den registrerades rättigheter och fungera som kontaktpunkt för registrerade. Inom ramen för detta arrangemang med gemensamt personuppgiftsansvar uppstår därmed sådana gemensamma kontaktpunkter för de registrerade som avses i artikel 26 i dataskyddsförordningen mellan Statskontoret å ena sidan och respektive statsbidragsmyndighet eller annan aktör som med stöd av lag beviljar statsunderstöd å andra sidan, så att kontaktpunkten för en registrerad i fråga om ett visst statsunderstöd alltid är den statsbidragsmyndighet eller andra aktör som med stöd av lag beviljar statsunderstöd som administrerar statsunderstödet i fråga. I det föreslagna 2 mom. föreskrivs det vidare att statsbidragsmyndigheten eller den som med stöd av lag beviljar statsunderstöd beslutar om sådant utlämnande av uppgifter ur informationsresursen för statsunderstödsverksamheten och ur tjänsterna i anslutning till den som görs med stöd av offentlighetslagen, med undantag för uppgifter som ska publiceras i den öppna informationstjänsten. Detta innebär att statsbidragsmyndigheten eller den som med stöd av lag beviljar statsunderstöd ska svara för exempelvis begäranden om information enligt offentlighetslagen när det gäller dess egen statsunderstödsverksamhet. Beslut om utlämnande av uppgifter genom tjänsten för publicering och användning av uppgifter om statsunderstöd fattas med stöd av de föreslagna 32 c § 3 mom. och 32 d § av Statskontoret, som ska vara skyldigt att publicera särskilt föreskrivna uppgifter i tjänsten. 

I paragrafens 3 mom. föreslås det med avvikelse från ovannämnda reglering om gemensamt personuppgiftsansvar att Statskontoret ska svara för den personuppgiftsansvariges alla uppgifter i tjänsten för publicering och användning av uppgifter om statsunderstöd. Detta beror på att Statskontoret föreslås svara för förvaltningen av tjänsten och för produktionen och publiceringen av informationsmaterialet. I den föreslagna regleringen om gemensamt personuppgiftsansvar är utgångspunkten exempelvis i situationer där registrerade ber att få alla sina uppgifter ur informationsresursen att statsbidragsmyndigheterna besvarar begärandena till den del de gäller deras egen statsunderstödsverksamhet. Om begäran kommer in till Statskontoret, ska Statskontoret vidarebefordra den till de behöriga myndigheterna. Om den registrerades begäran att få alla uppgifter däremot kommer in till en av statsbidragsmyndigheterna, kan myndigheten vidarebefordra förfrågan till Statskontoret, som i sin tur skickar den till de andra berörda statsbidragsmyndigheterna. Eftersom det enligt de föreslagna bestämmelserna är Statskontoret som ska svara för att sammanföra uppgifterna i informationsresursen i syfte att förbättra uppgifternas kvalitet och användbarhet, är det Statskontoret som också ska informera de registrerade om saken. Statskontoret ska även informera de registrerade när det gäller tjänsten Granskaunderstod.fi. I praktiken ska Statskontoret och statsbidragsmyndigheterna samarbeta med att upprätta exempelvis beskrivningar av behandlingen av personuppgifter. 

32 d §.Tjänsten för publicering och användning av uppgifter om statsunderstöd samt informationsmaterial som publiceras i tjänsten. Enligt den föreslagna 32 a § ska Statskontoret svara för förvaltningen av tjänster i anslutning till informationsresursen för statsunderstödsverksamheten. Av dessa är särskilt tjänsten för publicering och användning av uppgifter om statsunderstöd av betydelse, eftersom den samtidigt utgör en informationstjänst för statsunderstödsverksamheten, som är öppen för alla. Förvaltningen av denna tjänst kräver i praktiken att det är en och samma myndighet som är behörig att sammanställa och publicera alla de uppgifter som är tillgängliga via tjänsten. Det faller sig naturligt att den myndighet som svarar för uppgiften är Statskontoret, som också ska svara för den tekniska förvaltningen av hela informationsresursen. Enligt paragrafens föreslagna 1 mom. ska Statskontoret förvalta den tjänst som avses i 32 a § 1 mom. 2 punkten på sin webbplats i det allmänna datanätet. I anslutning till detta ska Statskontoret producera och publicera informationsmaterialet i tjänsten utifrån de offentliga uppgifterna i informationsresursen för statsunderstödsverksamheten. Informationsmaterialet ska därmed utgå från de offentliga uppgifter som statsbidragsmyndigheterna och andra som med stöd av lag beviljar statsunderstöd har lagrat i eller lämnat till informationsresursen. 

Enligt det föreslagna 2 mom. ska uppgifter om ansökan om och beviljande och användning av statsunderstöd få publiceras i tjänsten. De personuppgifter som ska få publiceras i tjänsten är namnet på fysiska personer som är statsunderstödstagare, understödets ändamål och det geografiska område inom vilket understödet ska användas. Därmed utfärdas det till denna del noggranna och exakt avgränsade bestämmelser om vilka personuppgifter som publiceras. Till exempel ska personbeteckningar inte publiceras. Även andra uppgifter om ansökan om och beviljande och användning av statsunderstöd ska få publiceras i tjänsten. Det föreslås emellertid att det begränsas vilka uppgifter som publiceras, så att uppgifter om enskilda ansökningar om statsunderstöd som beviljas fysiska personer och uppgifter om beviljade statsunderstöd som underskrider 1 000 euro inte publiceras i tjänsten. Denna begränsning innebär att av de uppgifter som lagras i eller lämnas för lagring i informationsresursen ska namnen på fysiska personer som är statsunderstödssökande inte publiceras, men begränsningen tillåter ändå att sammanställningar av uppgifter om ansökningar om statsunderstöd som beviljas fysiska personer publiceras. Begränsningen leder dock till att mindre information om de lägsta statsunderstödsbeloppen publiceras. Statsunderstöd som underskrider 1 000 euro är exempelvis resestöd till fysiska personer och stöd som gäller skogsvård. Också juridiska personer kan beviljas statsunderstöd som underskrider 1 000 euro, såsom understöd för mässor. Understöd som underskrider 1 000 euro är inte typiska inom statsunderstödsverksamheten. Den föreslagna begränsningen kan allmänt taget motiveras med att information om de minsta enskilda statsunderstöden inte är av särskilt stor betydelse vid utvärderingen av statsunderstödsverksamheten som helhet. Begränsningen av de uppgifter om statsunderstöd till fysiska personer som publiceras kan motiveras också med skyddet för personuppgifter i förhållande till offentlighetsprincipen. Trots den föreslagna begränsningen av vilka uppgifter som publiceras ska statsbidragsmyndigheten eller den som med stöd av lag beviljar statsunderstöd också lämna uppgifter om dessa statsunderstöd för lagring i informationsresursen för statsunderstödsverksamheten, så att de kan användas av myndigheterna. Närmare bestämmelser om annat informationsmaterial som publiceras, såsom uppgifter om understöd till juridiska personer och om understöd som uppfyller den ovannämnda gränsen för understödets belopp, ska utfärdas genom förordning av statsrådet. 

I 16 § 3 mom. i offentlighetslagen föreskrivs det om sättet för utlämnande av myndighetshandlingar och om en begränsning som gäller utlämnande av handlingar som innehåller personuppgifter ur en myndighets personregister. Personuppgifter ur en myndighets personregister får, om inte något annat särskilt bestäms i lag, lämnas ut i form av en kopia eller en utskrift eller i elektronisk form om mottagaren enligt bestämmelserna om skydd för personuppgifter har rätt att registrera och använda sådana personuppgifter. För direktmarknadsföring och för opinions- eller marknadsundersökningar får personuppgifter dock lämnas ut endast om det särskilt föreskrivs eller om den registrerade har samtyckt till detta. Bestämmelsen i offentlighetslagen begränsar i regel publiceringen av personuppgifter via ett allmänt datanät. Ett av syftena med att utveckla och digitalisera statsunderstödsverksamheten är att öka transparensen kring de uppgifter som gäller statsunderstödsverksamheten. Tjänsten Granskaunderstod.fi, som gäller publicering och användning av uppgifter om statsunderstöd, ska vara en allmän informationstjänst, via vilken vem som helst kan granska de offentliga uppgifterna i informationsresursen för statsunderstödsverksamheten. Tjänsten är avsedd för allmänt bruk så att statsbidragsmyndigheterna inte särskilt kontrollerar tillgången till information eller behandlas begäranden om information, utan så att var och en har rätt att via tjänsten få tillgång till även vissa personuppgifter i anslutning till statsunderstöd, såsom understödstagarnas namn. I det föreslagna 2 mom. föreskrivs det för tydlighetens skull att personuppgifter som gäller ansökan om och beviljande och användning av statsunderstöd får publiceras i informationstjänsten trots bestämmelserna i 16 § 3 mom. i offentlighetslagen. 

I paragrafens 3 mom. föreslås närmare bestämmelser om vilka sökkriterier som får användas vid sökning av personuppgifter i tjänsten. Personuppgifter ska få sökas endast på basis av namnet på mottagaren av statsunderstöd, namnet på utlysningen av statsunderstöd, namnet på statsbidragsmyndigheten, ändamålet med statsunderstödet eller året för beviljande av statsunderstöd. Den föreslagna begränsningen hindrar exempelvis olika slag av sökningar på stora grupper för att få tag på personuppgifter. Syftet med begränsningen är att beakta i synnerhet de aspekter som riksdagens grundlagsutskott har betonat i sina ställningstaganden för tryggande av dataskyddet. Begränsningen utgör dock inget hinder för exempelvis sådana sökningar genom vilka man kan få information om alla statsunderstöd som beviljats en viss person. I enlighet med förslaget är det därmed möjligt att via tjänsten för publicering och användning av uppgifter om statsunderstöd få en helhetsbild av en viss stödtagares statsunderstöd. Detta är ett av syftena med tjänsten, och det gäller förslagets allmänna mål om öppenhet och transparens i statsunderstödsverksamheten samt möjligheten att övervaka användningen av offentliga medel, vilket är ett mål av allmänt intresse. 

32 e §.Bevarande och arkivering av uppgifter och handlingar. I paragrafen föreskrivs det närmare om bevaringstiderna för de uppgifter och handlingar som lagras i informationsresursen för statsunderstödsverksamheten samt om vissa andra skyldigheter i anknytning till bevarandet av uppgifter och handlingar. Med stöd av 1 mom. är bevaringstiden för de uppgifter och handlingar om beviljade statsunderstöd som lagras i informationsresursen tio år från utbetalningen av statsunderstödets sista post. Den i lagen fastställda bevaringstiden bör anses vara motiverad för att man ska kunna uppnå en så enhetlig bevaringstid som möjligt för informationsmaterialet. I normala fall är statsunderstöd av olika slag inte förknippade med sådana drag som exempelvis skulle förutsätta särskilda graderade bevaringstider. Den föreslagna bevaringstiden på tio år är ändamålsenlig med beaktande också av bestämmelserna om användning och övervakning av statsunderstöd. Enligt 28 § i statsunderstödslagen får åtgärder för återkrav av statsunderstöd eller ränta eller dröjsmålsränta på det inte längre vidtas när tio år har förflutit från det att statsunderstödet eller den sista posten av det betalades ut. Därmed tryggar den föreslagna bevaringstiden som regel tillgången till tillräcklig information till exempel i situationer med eventuellt återkrav av statsunderstöden. 

I vissa specialfall är det motiverat att fatta beslut om en längre bevaringstid än de föreslagna tio åren för information och handlingar. Ett sådant beslut är motiverat i synnerhet i situationer där statsunderstödet har beviljats för anskaffning eller grundlig förbättring av egendom för ett visst ändamål och en särskild brukstid som överskrider tio år har fastställts för egendomen på sätt som föreskrivs i 13 § 4 mom. i statsunderstödslagen. En längre bevaringstid än den normala kan vara motiverad också i andra enskilda fall där statsunderstödet beviljas exempelvis för ett sådant ändamål där en speciellt lång uppföljningstid för användningen av statsunderstödet och dess påverkan är motiverad. Av denna orsak föreslås det ytterligare i momentet att statsbidragsmyndigheten eller den som med stöd av lag beviljar statsunderstöd vid beviljande av sådant statsunderstöd som avses i lagens 13 § 4 mom. eller av särskilda skäl också vid beviljande av annat statsunderstöd i enskilda fall ska kunna besluta om en längre bevaringstid för uppgifter och handlingar. I sådana fall ska statsbidragsmyndigheten eller den som med stöd av lag beviljar statsunderstöd särskilt beakta aspekterna i 21 § i informationshanteringslagen.  

Uppgifter som hör till särskilda kategorier av personuppgifter kan komma att lagras i informationsresursen för statsunderstödsverksamheten med stöd av speciallagstiftning. I sådana fall är bevaringstiden förenad med ett ökat behov av skydd för den registrerades rättigheter. I paragrafens 1 mom. föreslås det därför att det föreskrivs att behovet av att bevara sådana uppgifter som hör till särskilda kategorier av personuppgifter och som har lagrats i informationsresursen ska bedömas igen minst vart femte år. Den föreslagna regleringen handlar om sådana skyddsåtgärder vid behandling av särskilda kategorier av personuppgifter som förutsätts i artikel 9 i dataskyddsförordningen.  

Även negativa statsunderstödsbeslut och uppgifterna och handlingarna i anknytning till dem ska lagras i informationsresursen för statsunderstödsverksamheten, eftersom de har betydelse vid bedömningen och analysen av användningen och allokeringen av statsunderstöden samt rapporteringen av uppgifterna. I dessa situationer kan bevaringstiden för uppgifter och handlingar vara betydligt kortare än i fråga om de ovannämnda uppgifterna och handlingarna om beviljade statsunderstöd. Paragrafen föreslås innehålla en bestämmelse om att bevaringstiden för uppgifter och handlingar om negativa statsunderstödbeslut i informationsresursen för statsunderstödsverksamheten är fem år från det att statsunderstödsbeslutet fattades. 

Det föreslås inga särskilda bestämmelser om bevaringstiderna för uppgifterna i den öppna informationstjänsten för statsunderstödsverksamheten. Statskontoret kan därmed besluta om bevaringstiden för uppgifterna i den öppna informationstjänsten med beaktande av skyddet av personuppgifter i enlighet med de allmänna bestämmelserna och principerna om informationshantering. 

Respektive statsbidragsmyndighet eller aktör som med stöd av lag beviljar statsunderstöd ska i egenskap av arkivbildare också fatta beslut om vilka uppgifter och handlingar som ska föreslås för arkivering efter bevaringstidens utgång. Allmänna bestämmelser om arkivfunktionen och organiseringen av den och om arkivbildarens uppgifter finns i arkivlagen. Enligt 21 § i lagen om elektronisk kommunikation i myndigheternas verksamhet (13/2003) ska elektroniska dokument arkiveras på ett sådant sätt att det senare går att visa att de är autentiska och till innehållet oförändrade. Riksarkivet får meddela närmare föreskrifter om det tekniska genomförandet av kraven. När ministerierna fungerar som arkivbildare är det skäl att observera de enhetliga principerna på statsrådsnivå. Det föreslås att myndigheternas behörighetsförhållanden förtydligas i 2 mom. i paragrafen, eftersom Statskontoret ska vara tekniskt ansvarig myndighet för förvaltningen av informationsresursen och tjänsterna i anslutning till den. Enligt momentet svarar Statskontoret för att de uppgifter och handlingar som lagrats i informationsresursen för statsunderstödsverksamheten kan arkiveras. Det föreslås dessutom att det i momentet införs bestämmelser om att Statskontoret på uppdrag av en statsbidragsmyndighet eller en annan aktör som med stöd av lag beviljar statsunderstöd centraliserat kan framställa förslag till Riksarkivet om arkivering av uppgifter och handlingar som ingår i informationsresursen. En sådan specialbestämmelse kan anses motiverad för förenkling av det administrativa förfarandet eftersom det i annat fall är de enskilda statsbidragsmyndigheterna och andra som med stöd av lag beviljar statsunderstöd som är tvungna att separat föreslå arkivering av uppgifter och handlingar. Avsikten är inte att ändra på de myndighetsuppgifter eller behörighetsförhållanden som i övrigt enligt arkivlagen särskilt gäller arkivering av handlingar och arkivbildarens ställning. 

7.2  Lagen om statskontoret

I lagförslaget, som gäller Statskontorets nya uppgifter, används det nationella handlingsutrymme som grundar sig på artikel 6.3 i den allmänna dataskyddsförordningen till den del förslaget innehåller bestämmelser om behandlingen av personuppgifter. I den föreslagna 2 § föreskrivs det om Statskontorets uppgift att förvalta den öppna informationstjänsten för statsunderstödsverksamheten och att producera och publicera informationsmaterial i tjänsten samt att svara för andra uppgifter vid behandlingen av personuppgifter. Behandlingen av personuppgifter grundar sig till denna del på artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen. Det handlar alltså om behandling som behövs för fullgörandet av den personuppgiftsansvariges lagstadgade skyldigheter. Handlingsutrymmet utnyttjas även i 2 b §, där det enligt förslaget för tydlighetens skull föreskrivs att Statskontoret har rätt att behandla personuppgifter i samband med de lagstadgade uppgifter som föreskrivs i den föreslagna 2 § 1 mom. 6–8 punkten. I det föreslagna 2 c § 3 mom. föreskrivs det dessutom med stöd av artiklarna 4.7 och 26 i dataskyddsförordningen, på motsvarande sätt som i den föreslagna nya 32 c § i statsunderstödslagen, om gemensamt personuppgiftsansvar. 

2 §. Innehållet i 1 mom. 5 punkten i paragrafen förblir oförändrat, men punkten i slutet av 5 punkten ändras till ett kommatecken eftersom det föreslås att nya 6–9 punkter fogas till momentet.  

I den nya 6 punkt som enligt förslaget fogas till 1 mom. föreskrivs det om Statskontorets nya uppgift att vara ansvarig myndighet för förvaltningen av den informationsresurs för statsunderstödsverksamheten som avses i 32 a § 1 mom. i statsunderstödslagen och av tjänsterna inom den. Till momentet fogas även en ny 7 punkt, i vilken det föreskrivs att Statskontoret ska producera och publicera informationsmaterial i den tjänst för publicering och användning av uppgifter om statsunderstöd som avses i 32 a § 1 mom. 2 punkten i statsunderstödslagen. Vidare fogas till momentet en ny8 punkt, enligt vilken Statskontoret ska svara för andra i 6 a kap. i statsunderstödslagen föreskrivna uppgifter som gäller behandling av uppgifter som lagrats i informationsresursen för statsunderstödsverksamheten. Dessa uppgifter avser i synnerhet Statskontorets rätt att bearbeta och sammanföra uppgifter som lagrats i informationsresursen, som det föreskrivs om i det föreslagna 32 a § 3 mom. i statsunderstödslagen, och Statskontorets behörighet som gemensamt personuppgiftsansvarig med avseende på de personuppgifter som lagrats i informationsresursen, som det föreskrivs om i 32 c § i statsunderstödslagen. Slutligen fogas till momentet en ny9 punkt, med stöd av vilken Statskontoret ska producera analys- och rapporteringstjänster inom statsunderstödsverksamheten för statsrådet till stöd för beredningen och beslutsfattandet. Med Statskontorets nya uppgifter stärks det systematiska och effektiva utnyttjandet av uppgifterna i de informationsresurser som gäller statsunderstöd för utveckling, styrning och ledning av statsunderstödsverksamheten. Den strategiska, administrativa och legislativa utvecklingen av statsunderstödsverksamheten, det vill säga den nationella utvecklingen och samordningen, ska i framtiden höra till finansministeriets uppgifter. Därigenom tryggas den kontinuerliga samordnade utvecklingen av statsunderstödsverksamheten också efter projektperiodens slut. 

Finansministeriet styr Statskontoret i användningen av resurserna för analys- och rapporteringstjänsterna. Målet är att fokusera på ibruktagandet av lösningar och den nytta som uppnås med dessa för hela statsförvaltningen, alternativt ett eller flera förvaltningsområden, och att nå större användning inom statsförvaltningen. Statskontoret producerar i fortsättningen dessutom analys- och rapporteringstjänster inom statsförvaltningen om statsunderstödsverksamheten för statsrådet till stöd för beredningen och beslutsfattandet. Enligt uppskattning kommer också flera andra olika berörda grupper i framtiden att kunna dra nytta av de nya analys- och rapporteringstjänsterna inom statsunderstödsverksamheten. 

2 b §. Paragrafen innehåller bestämmelser om behandlingen av och dataskyddet för de personuppgifter och uppgifter som hör till särskilda kategorier av personuppgifter som är nödvändiga för den uppgift avseende administrationen av kommunernas informationsresurs för ekonomisk information som föreskrivs i 2 § 1 mom. 4 punkten. Det föreslås att paragrafens 1 mom. för tydlighetens skull ändras så att det tillämpas också på Statskontorets föreslagna nya uppgifter, som det föreskrivs närmare om i 2 § 1 mom. 6–8 punkten i enlighet med vad som anges ovan. Statskontoret får således rätt att behandla sådana personuppgifter och uppgifter som hör till särskilda kategorier av personuppgifter som är nödvändiga för utförandet av dessa nya lagstadgade uppgifter. Statskontorets rätt att behandla personuppgifter bör vid behov bedömas från fall till fall med beaktande av den något varierande karaktären av de olika uppgifterna. De föreslagna uppgifterna i 2 § 1 mom. 6 och 8 punkten gäller den tekniska förvaltningen av informationsresursen, medan den föreslagna uppgiften i 2 § 1 mom. 7 punkten gäller förvaltningen av tjänsten för publicering och användning av uppgifter om statsunderstöd samt produktion och publicering av informationsmaterial i tjänsten. I 32 d § i statsunderstödslagen föreskrivs det enligt förslaget närmare om de personuppgifter som publiceras i informationstjänsten, så att uppgifter som hör till särskilda kategorier av personuppgifter inte kan publiceras. I praktiken kan man alltså bedöma att Statskontorets föreslagna rätt att behandla personuppgifter i samband med statsunderstödsverksamheten inte medför några problem vad gäller tillämpningen med beaktande av tryggandet av skyddet för personuppgifter. Samtidigt preciseras bestämmelsen om Statistikcentralens, Institutet för hälsa och välfärds, Utbildningsstyrelsens och finansministeriets rätt att av Statskontoret få sådana sekretessbelagda uppgifter som är nödvändiga för genomförandet av deras uppgifter, så att rätten att få uppgifter fortsättningsvis gäller bara de uppgifter som behövs för administrationen av kommunernas informationsresurs för ekonomisk information. 

Enligt paragrafens gällande 3 mom. ska Statskontoret i det allmänna datanätet publicera de uppgifter i kommunernas informationsresurs för ekonomisk information som inte innehåller personuppgifter. Det föreslås att momentet ändras så att Statskontoret är skyldigt att i tjänsten för publicering och användning av uppgifter om statsunderstöd publicera uppgifterna i informationsresursen för statsunderstödsverksamheten i enlighet med vad som föreskrivs i 32 d § i statsunderstödslagen. 

Enligt det gällande 4 mom. tas det inte ut avgift för användning av kommunernas informationsresurs för ekonomisk information. Momentet ändras enligt förslaget så att det inte heller tas ut någon avgift för användning av informationsresursen för statsunderstödsverksamheten eller tjänsterna i anslutning till den, som Statskontoret förvaltar.  

2 c §. I paragrafen föreskrivs det om Statskontorets rätt att få uppgifter för analys- och rapporteringstjänster inom statsförvaltningen.  

Med stöd av det gällande 1 mom. har Statskontoret rätt att avgiftsfritt och oberoende av sekretessbestämmelserna av den myndighet som är behörig enligt offentlighetslagen få de uppgifter om statsförvaltningens verksamhet och ekonomi som är nödvändiga för skötseln av uppdrag som avses i 2 § 1 mom. 5 punkten ur sådana register som förs av Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning, Statens center för informations- och kommunikationsteknik, Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata, affärsverket Senatfastigheter, Hansel Ab och Haus kehittämiskeskus Oy (gemensamma serviceproducenter) och som innehåller uppgifter om planeringen och uppföljningen av verksamheten, ekonomi- och personalförvaltningen, den gemensamma grundläggande informationstekniken och hanteringen av upphandlingar samt om lokalhantering, centraliserade utbildningstjänster, projekthantering och organisationsstruktur vid statens ämbetsverk och inrättningar. Statskontoret, de gemensamma serviceproducenterna och den myndighet som lämnar ut uppgifterna ska i samverkan bestämma vilka uppgifter som ska lämnas ut för analys- och rapporteringstjänster. Uppgifter enligt 24 § 1 mom. 2, 5 och 7–11 punkten i offentlighetslagen får dock inte lämnas ut.  

Det föreslås att momentet ändras så att Statskontoret har rätt att avgiftsfritt och oberoende av sekretessbestämmelserna få också de uppgifter om statsunderstödsverksamheten som är nödvändiga för skötseln av uppdrag som avses i 2 § 1 mom. 9 punkten ur sådana register som förs av statsbidragsmyndigheterna och andra som med stöd av lag beviljar statsunderstöd och ur informationsresursen för statsunderstödsverksamheten. Vidare ändras momentet så att den skyldighet som Statskontoret, de gemensamma serviceproducenterna och den myndighet som lämnar ut uppgifterna har att i samverkan bestämma vilka uppgifter som ska lämnas ut för analys- och rapporteringstjänster i fortsättningen gäller bara analys- och rapporteringstjänster inom statsförvaltningen, som det föreskrivs om i den gällande 2 § 1 mom. 5 punkten. När det gäller analys- och rapporteringstjänster inom statsunderstödsverksamheten behövs ingen motsvarande separat specifikation av uppgifterna, eftersom detaljerade bestämmelser om de uppgifter som ska lagras i och lämnas till informationsresursen föreslås i statsunderstödslagen och i den förordning som ska utfärdas med stöd av den lagen. 

Statskontorets föreslagna rätt att få uppgifter gäller inte uppgifter enligt 24 § 1 mom. 2, 5 och 7–11 punkten i offentlighetslagen. Momentet motsvarar till sitt innehåll den nuvarande begränsningen av rätten till uppgifter för produktionen av analys- och rapporteringstjänster. 

Enligt paragrafens gällande 2 mom. får sådana uppgifter enligt artikel 9 i den allmänna dataskyddsförordningen som hör till särskilda kategorier av personuppgifter inte lämnas ut för skötsel av det uppdrag som avses i 2 § 1 mom. 5 punkten i lagen. Uppgifter om hur länge en frånvaro på grund av sjukdom, yrkessjukdom eller olycksfall i arbetet fortgått får dock lämnas ut. Det föreslås att momentet ändras så att Statskontorets nya uppdrag att producera analys- och rapporteringstjänster inom statsunderstödsverksamheten i enlighet med 2 § 1 mom. 9 punkten beaktas. För skötseln av det uppdraget ska det inte kunna lämnas ut information om sjukdom, yrkessjukdom eller olycksfall i arbetet, eftersom det inte behövs för uppdraget. Vid behandlingen av uppgifter ska lämpliga skyddsåtgärder iakttas. Uppgifterna ska pseudonymiseras innan de överförs för analys. De uppgifter som publiceras ska anonymiseras eller aggregeras så att enskilda personer inte kan identifieras utifrån dem. Dessa principer för behandling av personuppgifter ska i fortsättningen tillämpas också vid förvaltningen av informationsresursen för statsunderstödsverksamheten och tjänsterna i anslutning till den och vid produktionen av analys- och rapporteringstjänster inom statsunderstödsverksamheten. 

Med stöd av det gällande 3 mom. är Statskontoret personuppgiftsansvarig med avseende på de uppgifter om statsförvaltningens verksamhet som det har fått med stöd av 1 mom. Det föreslås att momentet ändras så att den föreslagna 32 c § i statsunderstödslagen beaktas, där det föreskrivs om den personuppgiftsansvarige för informationsresursen för statsunderstödsverksamheten. Med stöd av den sistnämna föreslagna bestämmelsen ska Statskontoret och statsbidragsmyndigheten eller den som med stöd av lag beviljar statsunderstöd vara gemensamt personuppgiftsansvariga, utom för informationstjänsten för statsunderstödsverksamheten.  

Statskontoret ska producera analys- och rapporteringstjänster genom att använda informationsinnehållet i informationsresursen för statsunderstödsverksamheten. Tekniskt sett ska uppgifterna bevaras i en databas som Statskontoret inte har direkt tillgång till på något annat sätt än via applikationerna i anslutning till informationsresursen, där användarrättigheter och åtkomsträttigheter tillämpas för att säkerställa att användaren ser bara den information som den har rätt till. Vidare är uppgifterna och funktionerna för administratörerna vid Statskontoret tekniskt separerade från uppgifterna och funktionerna för statsbidragsmyndigheterna och andra som med stöd av lag beviljar statsunderstöd, så att de används i olika applikationer. Administratörerna vid Statskontoret fungerar, i den applikation de använder, som tekniska administratörer och har via applikationen inte tillgång till de uppgifter om statsunderstöd som gäller statsbidragsmyndigheterna och andra som med stöd av lag beviljar statsunderstöd. Användarna vid statsbidragsmyndigheterna och andra som med stöd av lag beviljar statsunderstöd använder i sin tur applikationen för tjänsten Administreraunderstod.fi och ser bara de uppgifter som gäller deras egen organisation. I varje enskilt understödsärende definieras dessutom de personer som bereder, föredrar och avgör just det ärendet. På basis av begränsningarna i användargränssnittet visas de uppgifter som gäller ett enskilt understödsärende bara för de personer som på basis av sin roll i ärendet svarar för behandlingen av en viss fas av behandlingsprocessen. 

11.1  Samband med andra propositioner samt statsunderstödslagens förhållande till speciallagar som reglerar statsunderstödsverksamheten

Regeringens proposition till riksdagen med förslag till lag om förvaltningen av, tillsynen över och granskningen av Europeiska unionens facilitet för återhämtning och resiliens samt till lag om ändring av 2 § i lagen om statskontoret och till lag om temporär ändring av 13 § i lagen om inkomstdatasystemet (RP 65/2022 rd) har lämnats till riksdagen för behandling. Enligt propositionen ska Statskontoret sköta de uppgifter som föreskrivs i den föreslagna lagen om förvaltningen av, tillsynen över och granskningen av Europeiska unionens facilitet för återhämtning och resiliens. Propositionen gäller 2 § i lagen om statskontoret, där det föreskrivs om Statskontorets uppgifter. Den paragrafen ändras också enligt denna proposition. De nya uppgifter för Statskontoret som föreslås i de två propositionerna är till sin karaktär inte beroende av varandra. Om propositionerna behandlas i riksdagen samtidigt bör man dock ge akt på hur Statskontorets uppgifter i 1 mom. i paragrafen numreras beroende på i vilken ordning propositionerna behandlas.  

Vid finansministeriet bereds samtidigt en separat proposition om ändring av vissa bestämmelser i statsunderstödslagen i fråga om förutsättningarna för beviljande av statsunderstöd och statsbidragsmyndigheternas rätt att få information av andra myndigheter och skyldighet att lämna information. Propositionen har samband med regleringen om effektivisering av bekämpningen av grå ekonomi. Den propositionen och den aktuella propositionen om informationsresursen för statsunderstödsverksamheten gäller olika bestämmelser i statsunderstödslagen och är oberoende av varandra i fråga om både innehåll och tidsplan. 

Lagförslaget kräver inga direkta ändringar i de förvaltningsområdesspecifika speciallagarna om statsunderstöd. De skyldigheter som föreslås för statsbidragsmyndigheterna och andra som med stöd av lag beviljar statsunderstöd när det gäller lagring av uppgifter, behandling av personuppgifter samt bevarande och arkivering av uppgifter och handlingar gäller statsbidragsmyndigheter och andra som med stöd av lag beviljar statsunderstöd inom de olika förvaltningsområdena också i det fall då det i speciallagstiftningen föreskrivs att uppgifterna och behörigheten när det gäller att bevilja statsunderstöd och sköta den detaljerade administrationen fördelas mellan flera olika aktörer.  

Speciallagarna om vissa statsunderstödssystem innehåller bestämmelser om att en juridisk person som inte har myndighetsställning beviljar understöden, medan vissa uppgifter som gäller tillsyn över användningen av och eventuellt återkrav av understöd föreskrivs för en specifik myndighet. Det varierar hur detaljerat det i dessa speciallagar föreskrivs om behörighetsförhållandena mellan de juridiska personer som beviljar statsunderstöd och statsbidragsmyndigheterna. Ibruktagandet av informationsresursen för statsunderstödsverksamheten med tillhörande tjänster medför skyldigheter i statsunderstödsprocessens alla skeden för statsbidragsmyndigheterna och för dem som med stöd av lag beviljar statsunderstöd. Skyldigheterna vid beviljande av statsunderstöd riktar sig i de ovannämnda specialfallen till en annan aktör som beviljar statsunderstöd än en myndighet. Om det i ett senare skede av statsunderstödprocessen exempelvis ankommer på en särskilt föreskriven myndighet att fatta beslut om återkrav av statsunderstöd, riktar sig de skyldigheter i samband med beslutet som gäller informationshanteringen till samma myndighet.  

Ibruktagandet av informationsresursen för statsunderstödverksamheten med tillhörande tjänster medför inga ändringar i de behörighetsförhållanden som grundar sig på speciallagstiftningen eller i förfarandena för lagring, publicering eller annan användning av uppgifter om statsunderstödsverksamheten och förutsätter inte heller annars några ändringar i speciallagstiftningen. Om speciallagstiftningen innehåller bestämmelser om särskilda informationsresurser som berör statsunderstödsverksamheten och om uppgifter som ska lagras i dem, medför de föreslagna nya bestämmelserna inga ändringar i de rättigheter och skyldigheter som grundar sig på specialbestämmelserna. Således kvarstår huvudsakligen statsunderstödslagens ställning som allmän lag i förhållande till de speciallagar som reglerar statsunderstödsverksamheten i enlighet med 3 § i statsunderstödslagen.  

Vid beredningen av propositionen har man i synnerhet bedömt de föreslagna nya bestämmelsernas förhållande till specialbestämmelserna om de statsunderstöd som beviljas ur Europeiska unionens fonder och om lagring av och offentlighet för de uppgifter som gäller dem. Enligt den gällande 2 § i statsunderstödslagen gäller, om inte något annat följer av någon annan lag eller av Europeiska gemenskapens lagstiftning, 8–37 § i tillämpliga delar stöd som beviljas av Europeiska gemenskapens medel eller av andra medel från Europeiska unionen. Därmed ska också de nya bestämmelserna om informationsresursen för statsunderstödsverksamheten och om tjänsterna i anslutning till den tillämpas på lagring av uppgifter om ansökan om och beviljande av statsunderstöd av Europeiska unionens medel i tillämpliga delar. De föreslagna bestämmelserna om de minimiuppgifter som ska lämnas för lagring i informationsresursen för statsunderstödsverksamheten förutsätter i praktiken inte att det samlas in och lagras sådana nya uppgifter om statsunderstödsverksamheten som inte grundar sig på redan gällande bestämmelser om statsunderstödsverksamheten. Den skyldighet att lämna minimiuppgifter om statsunderstödsverksamheten som föreskrivs i den föreslagna 32 b § i statsunderstödslagen innebär därmed i sig inte heller någon avvikelse från eller konflikt med de bestämmelser om lagring, behandling och publicering av uppgifter om statsunderstödsverksamheten som finns i speciallagarna om statsunderstödsverksamheten. Om det i ett enskilt fall ändå har fastställts att de uppgifter som ska lagras och publiceras med stöd av exempelvis specialbestämmelser om statsunderstöd som beviljas av Europeiska unionens medel avviker från de uppgifter som ska lämnas för lagring i och publiceras ur informationsresursen för statsunderstödsverksamheten, tillämpas i eventuella tolkningsfall normala principer om förhållandet mellan allmän lag och speciallag. 

11.2  Förhållande till budgetpropositionen

I planen för de offentliga finanserna 2024–2027 bereder man sig på den ökning av Statskontorets omkostnadsanslag som lagförslaget förutsätter. De pilotprojekt för ibruktagandet av informationsresursen för statsunderstödsverksamheten med tillhörande tjänster 2022 och den finansiering som dessa kräver har beaktats i statsbudgeten för 2022 under huvudtitlarna för de aktuella förvaltningsområdena. Under de senare åren, när statsbidragsmyndigheterna och andra som med stöd av lag beviljar statsunderstöd stegvis övergår till att använda tjänsten Administreraunderstod.fi, bör man årligen förbereda sig på de nödvändiga kostnaderna i samband med att budgetförslaget ges. I detta sammanhang ska en bedömning göras av såväl nivån på omkostnadsanslagen till statsbidragsmyndigheterna och finansieringen för de andra som med stöd av lag beviljar statsunderstöd som finansministeriets tillgängliga anslag för styrning och utveckling av statsunderstödsverksamheten.